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Etude de cas
Optimiser l’organisation et l’équilibre financier
d’une conférence scientifique
LE CONTEXTE

Créée en 1972, 3AF est la Société Savante Française de l’Aéronautique et de l’Espace. Elle a pour objet la progression et la promotion des sciences et techniques aérospatiales. Son activité est en grande partie liée à celle de l’industrie et de la recherche, c’est-à-dire en France à celle des industries aéronautiques, spatiales et des hautes technologies associées. 3AF est aussi en relation étroite avec les services et organismes d’Etat. Dans le cadre de ses missions, 3AF organise notamment chaque année plusieurs colloques et conférences scientifiques d’envergure européenne regroupant scientifiques, chercheurs et industriels pour partager leurs travaux et avancées du secteur. Certains de ces événements peuvent regrouper jusqu’à 600 participants venus du monde entier.

Les activités de 3AF sont gérées par une équipe restreinte de permanents basés à Paris et de nombreux bénévoles disséminés dans toute la France. Les conférences font l’objet d’une organisation spécifique, impliquant un PCO (Professional Congress Organizer) pour accompagner la coordination logistique de cette conférence. L’envergure de ces événements et les enjeux stratégiques qui y sont liés nécessite en effet une « équipe de combat » adaptée. C’est dans ce cadre que les consultants La Creative Boutique interviennent depuis plusieurs années déjà, en tant que partenaire récurrent sur plusieurs des grandes conférences organisées par 3AF.

Le Case Study étudie plus spécifiquement le cas de SPACE PROPULSION.

SPACE PROPULSION, CONFÉRENCE BISANNUELLE AÉROSPATIALE

La conférence SPACE PROPULSION, organisée par l’Association Aéronautique et Astronautique de France en étroite collaboration avec les agences spatiales nationales européennes, est le forum international qui soutient la préparation des activités et des feuilles de route dans tous les domaines de la propulsion spatiale. Le programme de la manifestation met en lumière les problèmes techniques et programmatiques et encourage l’échange de points de vue et d’informations dans les deux principaux domaines de la propulsion des engins spatiaux et du transport spatial.

Tous les deux ans, plus de 700 professionnels de plus de 30 pays sont présents, réunissant des ingénieurs et des scientifiques des gouvernements, des universités et de l’industrie.

Cet événement est une occasion unique de découvrir des solutions innovantes et de mettre en place des échanges fructueux entre collègues de différents pays et disciplines.

 

Depuis les 3 dernières édition (Cologne en 2014, Rome en 2016, Séville en 2018), 3AF se fait accompagner des consultants La Creative Boutique pour organiser cette conférence, la plus importante de leur portefeuille. Cette conférence scientifique comporte pour 3AF d’importants enjeux stratégiques, financiers et d’image. Rien ne peut être laissé au hasard. Et c’est justement pour s’assurer du succès de l’événement qu’elle fait appel au savoir-faire d’un PCO (Professional Congress Organizer) pour accompagner chaque phase de réflexion et de mise en œuvre opérationnelle du projet.

CE QUE LE PCO « LA CREATIVE BOUTIQUE » APPORTE

Le consultant est force de proposition pour sélectionner des destinations répondant aux besoins du congrès (comparatif de villes et de lieux de réception). Une première sélection donne souvent lieu à une visite de repérage dans les lieux pré-sélectionnés afin de valider le choix final avec 3AF. Le PCO intervient pour négocier le contrat de réservation avec le lieu ensuite retenu. Son expérience des congrès et son habitude à interagir avec les lieux réceptifs lui permet de négocier au mieux tant sur les prix que sur les conditions contractuelles (ex : il est notamment important de garder le plus de flexibilité possible pour ajuster au dernier moment les quantités).

Un congrès d’une telle envergure doit son équilibre financier à la présence de sponsors, de partenaires et d’exposants. Nous intervenons bien en amont pour construire une offre sponsors et exposants attractive et adaptée (conditions financières, contreparties offertes…). Si les sponsors sont en contacts directs avec 3AF, La Créative Boutique prend en charge le démarchage des exposants potentiels, afin de les convaincre de s’associer à cet événement. Un travail fastidieux de prise de contact et de relance téléphonique sur de longs mois, afin de valider puis coordonner la présence de ces partenaires indispensables.

Le consultant sélectionne et coordonne tous les prestataires susceptibles d’intervenir dans le bon déroulé du congrès : le prestataire audiovisuel, le traiteur, les hôtes(ses), le loueur de mobilier, le lieu et l’animation pour l’éventuel diner de gala, les bus transferts, l’installation de stand… Il coordonne avec le graphique de 3AF tous les outils de communication (affiches, programme papier, signalétique directionnelle…). L’intervention du PCO consiste à devenir un compositeur / chef d’orchestre : il trouve les bons musiciens, il écrit la partition, et il s’assure que tous jouent leur ligne en rythme et dans la bonne tonalité. La préparation en amont est cruciale pour anticiper, et la présence sur place pour palier aux surprises de dernière minute est tout aussi indispensable. Un rôle dont l’organisateur 3AF (concentré sur le contenu et les intervenants du congrès) ne peut se charger.

• Professionnalisation la relation avec les participants :
La Créative Boutique travaille avec des outils en ligne que nous mettons à la disposition de 3AF pour interagir avec les intervenants (speakers) et les participants. Nous mettons en place un site internet dédié au congrès, permettant notamment le dépôt en ligne des « appels à communication », la sélection par le comité de programme des « papiers » les plus pertinents, ou encore l’inscription en ligne des participants avec paiement et facturation automatisés. Nous gérons une hotline email et téléphonique pour répondre aux nombreuses interrogations et demandes des participants et speakers. A nouveau, une mission aussi indispensable que consommatrice de temps.

La Créative Boutique travaille avec des outils en ligne que nous mettons à la disposition de 3AF pour interagir avec les intervenants (speakers) et les participants. Nous mettons en place un site internet dédié au congrès, permettant notamment le dépôt en ligne des « appels à communication », la sélection par le comité de programme des « papiers » les plus pertinents, ou encore l’inscription en ligne des participants avec paiement et facturation automatisés. Nous gérons une hotline email et téléphonique pour répondre aux nombreuses interrogations et demandes des participants et speakers. A nouveau, une mission aussi indispensable que consommatrice de temps.

Le consultant La Creative Boutique négocie en amont avec différents partenaires pour proposer des solutions « clé en main » aux participants afin de favoriser leur venue sur le congrès. Il est par exemple nécessaire de bloquer des quotas de chambres à des tarifs préférentiels dans différents hôtels à proximité du lieu de votre congrès.

Depuis l’édition de Rome, nous réfléchissons avec le client à mettre en place de nouveaux outils permettant de créer de l’interactivité avec les clients. En 2016, nous avons créé un Groupe Linked’In dédié, pour fédérer une communauté autour de la conférence. Pour la prochaine édition, nous réfléchissons à une présence accrue sur les réseaux sociaux, et la création d’une application dédiée sur smartphone qui favorisera les échanges d’informations avec les participants (programme à jour, networking, liste des participants, quizz de satisfaction…). Un plus certain dont les conférences ne peuvent se passer pour se démarquer de la concurrence accrue.  

Une fois le congrès terminé, le travail de La Créative Boutique n’est pas terminé. Sur la base de retours qualitatifs et quantitatifs (notamment via un questionnaire de satisfaction), nous rédigeons un RETEX détaillé permettant de faire ressortir les points de succès et les points d’amélioration possible pour les éditions futures. La satisfaction client et l’experience participant au cœur de nos préoccupations, nous commençons tout de suite à préparer la trame du prochain congrès

ET QUE FAIT 3AF DANS TOUT ÇA ?


Et bien en laissant la « forme » à son partenaire logistique La Créative Boutique, 3AF peut consacrer son temps et son énergie au « fond » : monter un programme attractif, attirer les intervenants incontournables, sélectionner les bons papiers et les organiser pour proposer un déroulé séduisant et qualitatif.


Voilà l’essentiel d’un congrès à succès, et le cœur de la valeur ajoutée de 3AF. C’est un travail d’équipe qui s’instaure dans cette collaboration, avec les consultants La Créative Boutique qui s’insèrent au sein du groupe de travail 3AF et deviennent leur bras armé logistique et organisationnel.


« Visons la lune, au pire, nous atterrirons dans les étoiles »… voilà une citation revisitée d’Oscar Wilde qui nous convient bien comme objectif réitéré chaque année pour ce congrès aérospatial que nous avons plaisir à accompagner au côtés de 3AF.

INTERVIEW de ANNE V.

Secrétaire Exécutif de 3AF

La conférence SPACE PROPULSION est un événement de grande envergure, qui prend de l’importance au fil des éditions. Quels est la recette de son succès ?

 

Cela fait plus de 10 ans que 3AF a fait éclore cette conférence avec l’aide de l’ESA, et elle a en effet bien grandi. La communauté « spatiale » mondiale s’y retrouve avec plaisir tous les 2 ans, et ceci je pense puisque nous sommes connus et reconnus pour la qualité de notre événements. Tant sur les intervenants et les présentations scientifiques – qui sont évidemment au cœur de notre réflexion -, que sur l’écrin et donc la logistique. Nos participants savent que s’ils se déplacent, ils vont enrichir leur connaissance, leur réseau, et passer un moment agréable dans des lieux accueillants.

Il est de plus en plus difficile de capter les participants sur ce type d’événement. Entre les événements concurrents et les agendas trop remplis, comment arrive-t-on à mobiliser et fidéliser sponsors et participants ?


Voilà un challenge que nous tentons de relever à chaque nouvelle édition. A nouveau, la qualité des interventions et des speakers est au cœur de notre stratégie, car c’est avant tout le contenu qui attire les participants. Nous mettons également en place des partenariats avec certains supports media très ciblés, qui permettent de démultiplier notre communication et donc notre visibilité. Ceci est crucial pour attirer des participants, mais également renforcer notre attractivité pour les sponsors. Nous avons la chance d’avoir tisser des liens forts avec nos sponsors historiques, et nous faisons en sorte à chaque nouvelle édition de leur proposer de nouvelles idées et opportunités pour rentabiliser leur investissement. La prochaine édition par exemple sera dotée d’une application mobile dédiée

Voilà plus de 6 ans que vous collaborez avec La Créative Boutique. Quelle valeur ajoutée ces consultants apportent-ils à vos équipes ?


 3AF est une association au service de ses membres, et fonctionne tout l’année avec une petite équipe de permanents. Lorsque nous organisons de gros projets tels que SPACE PROPULSION, il nous est indispensable de renforcer nos équipes pendant toute la phase préparatoire et pendant l’événement. Les consultants de La Créative Boutique sont en quelque sorte notre « bras armé » événementiel. Ils font l’interface avec les prestataires logistiques, répondent aux besoins de nos sponsors et participants, accompagnent notre communication et coordonnent l’ensemble du projet. Ceci nous permet à nous 3AF de nous concentrer sur le cœur du sujet : le programme et les intervenants. Chacun sa valeur ajoutée en quelque sorte. Et puis avec leur expertise internationale, on peut cibler n’importe quelle destination européenne, on sait qu’on sera toujours bien accompagné. Nos sponsors et participants apprécient également.