05 Juin Secrétariat général : poste « à tout faire » d’un salon pro
Dans le langage commun, le secrétaire général est la personne qui assiste, gère l’agenda, et parfois prend des décisions qui s’imposent. Dans le jargon de l’événementiel, le « Secrétariat Général » est un lieu dédié sur le site de votre événement, qui sera identifié comme l’espace de travail des organisateurs, et le point information pour beaucoup des participants et prestataires.
Lors de l’organisation d’un salon professionnel, les tâches du secrétaire général et de son secrétariat sont essentielles à la réussite de l’événement.
Point d’entrée et accueil personnalisé
En amont de l’événement, le secrétariat général aura été l’interlocuteur privilégié de tous les exposants et prestataires sur le salon, gérant les inscriptions, les prestataires, les demandes, questions diverses et badges. Il est le relais entre le client et les fournisseurs. Le Jour J, le secrétariat général est le point d’accueil des arrivants, passage incontournable pour coordonner les arrivées, les installations, les livraisons, et la remise des badges d’identification et autres invitations personnalisées. N’oublions pas que, certains salons sont internationaux, pouvoir communiquer en anglais, ou le cas échéant dans la langue de prédilection de l’événement, est essentiel pour que tout le monde puisse se comprendre et éviter les malentendus.
Assistance technique
Prévoir l’imprévisible, c’est la recette gagnante d’un secrétaire général qui se respecte lors d’un événement comme le salon professionnel. Celui-ci doit pouvoir se dépatouiller de toute situation incongrue ou inopinée qui peut intervenir et alerter rapidement les intervenants pertinents : technique, sécurité, chauffage, prestataire Wifi, photocopieur, prestataire mobilier… Il faut être apte à résoudre ces demandes particulières au plus vite, afin de contenter les publics. Ainsi, un secrétaire général qui se respecte, doit se munir d’une « boite à outils » indispensable, faite de petits rien, mais qui dans les moments délicats, peuvent toujours servir (carnet de contacts ; connexion internet, PC de rechange, multiprises, scotch, ciseaux … )
Pompier de service… voire concierge
Et ce n’est pas tout ! En plus de devoir gérer les prestataires et toutes les tâches administratives et parfois même technique, le secrétaire général peut parfois se transformer également en ‘madame/Monsieur Bobos’, muni de sa trousse de secours ; il sera le premier interlocuteur avec le malade/blessé, s’il s’agit d’une blessure bénigne. Le cas échéant, le secrétaire dispose des numéros des pompiers et police à appeler en cas d’urgence. C’est également un interlocuteur pour gérer toutes les livraisons et reprises auprès des différents transporteurs nationaux ou internationaux. Et quand les douanes s’en mêlent, c’est parfois une intervention clé !!
En somme, le secrétariat général est composé de « supermans/womans » indispensables à la réussite d’un salon professionnel. Ce sont les interlocuteurs, les petites mains qui sont partout à la fois et gèrent au mieux les aléas, des plus simples aux plus compliquées. Organiser, anticiper, relativiser, sourire et se dire que tout problème comporte une solution sont donc les points clés de ce poste aussi passionnant que stressant. Pour la bonne réussite d’un salon, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels aguerris comme l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique, qui sauront anticiper les urgences et gérer le Jour J avec calme et compétence.