Le consultant La Créative Boutique dispose d’un réseau de partenaires en Europe pour affiner son offre et s’assurer de la qualité des lieux et des prestataires qu’il va proposer. Il effectue systématiquement un repérage sur les lieux proposés (généralement en présence du client) avant de valider quoi que ce soit. Ce temps passé lors du repérage est loin d’être perdu. Il permet de valider la qualité des lieux d’hébergement et de restauration (se fier uniquement aux photos sur internet serait suicidaire) mais aussi d’affiner les détails logistiques de temps de transfert, d’aménagement des espaces, ou encore de décoration. Le consultant sait ce qu’il faut regarder, quelles questions poser et dispose d’une check-list détaillée pour ne rien laisser au hasard. Le client peut ainsi se reposer sur son analyse pour valider la sélection et la validation de la destination et des lieux.  

Lorsque l’on commence à organiser un séminaire et que l’on a l’habitude de le faire en interne, généralement, on pense que l’intervention d’une agence ou d’un consultant va alourdir la note finale. Certes, il y a un intermédiaire en plus qui n’est pas gratuit. Mais s’arrêter là serait réducteur et totalement erroné. En effet, le budget global de votre séminaire n’est généralement pas plus élevé, voire parfois plus faible. Comment cela est possible ?

En tant que professionnel du tourisme d’affaire, le consultant La Créative Boutique va négocier des tarifs préférentiels sur l’hébergement, la restauration et la location de lieux (compter entre 8 et 10% selon les prestations et les pays). Il saura également discuter les clauses contractuelles pour les rendre plus souples afin de permettre d’ajuster les quantités au dernier moment. Quelqu’un dont ce n’est pas le métier ne pensera pas à ces points-là, et on peut se retrouver à payer « plein pot » pour des annulations de participants en dernière minute. Parfois, le consultant saura également monter pour le client une demande d’exonérations de TVA si le séminaire est principalement à vocation de travail (on parle alors de 19 à 23% selon le pays de destination). Mis bout à bout, ces réductions permettront largement de compenser la rémunération du consultant. Et cela sans compter évidemment tout le temps économisé, qui chiffre également très vite.

Chose remarquable au sein du Groupe ALTERA, et assez rare pour le noter, l’interlocuteur « responsable de projet » qui collabore avec La Créative Boutique n’est ni le dirigeant, ni le responsable communication. Il s’agit d’un binôme de 2 collaborateurs volontaires, qui ont choisi de porter l’organisation de l’édition à venir, accompagnés par l’expert La Créative Boutique. Chaque année, ce binôme de collaborateurs change. Il s’implique pour personnaliser le contenu du séminaire à son image, lui donner une couleur et une thématique qui lui est propre. Sans rentrer dans les détails de la coordination logistique qui reste dans les mains de La Créative Boutique, le binôme est pilote à part entière du projet.

Ce mode d’organisation permet de donner à chaque édition une touche particulière, liée au binôme pilote, et crée même une saine émulation d’année en année entre les organisateurs successifs. Ce binôme « organisateurs Altera » est donc présent dès le 1^er RDV de brief et actif tout au long des phases suivantes.

Le consultant La Créative Boutique est à son écoute pour trouver les idées et solutions adaptées au thème et à l’ambiance choisie. Force de proposition, il suggère des possibilités de goodies, d’animations, d’ice-breakers adaptés. Ce sont ces petites touches qui feront la différence. Car aucun événement organisé par La Créative Boutique n’est immuable et packagé. Chaque détail peut être ajusté et personnalisé pour créer un événement aux couleurs du client. Depuis 3 éditions que nous accompagnons le Groupe ALTERA, chaque séminaire propose non seulement une destination différente, mais aussi une couleur et une ambiance personnalisées.

Lors des 3 jours du séminaire, même après une préparation minutieuse, il reste toujours 1 000 détails à ajuster sur place. La présence du consultant pour tout coordonner permet au client d’être serein et de profiter du séminaire avec les autres participants. Le consultant est là pour briefer les prestataires, ajuster les horaires en cas de retard, préparer les espaces avant l’arrivée du groupe, s’assurer de la bonne adéquation des prestations avec ce qui a été validé, et gérer d’autres détails de dernière minute qui peuvent arriver (problème de livraison de matériel, ajustement des régimes alimentaires particuliers, petits bobos…). Tel un concierge de luxe, il est là pour faire en sorte que tout donne l’impression aux participants de se dérouler « comme sur des roulettes », sans accrocs. Le client peut ainsi simplement « profiter » et se consacrer à ses collaborateurs.

Et 2020 ? La réflexion est en cours. Le nouveau binôme organisateur est dans les starting-blocks pour concocter une expérience mémorable à leurs collaborateurs. Toujours un rendez-vous très attendu pour les équipes !