Cérémonie des voeuxDans l’hexagone, le mois de janvier est rythmé par les cérémonies officielles des vœux, tradition républicaine bien établie où les élus se doivent d’accueillir leurs collaborateurs, partenaires et concitoyens pour un moment de discours protocolaire (souvent des plus passionnants) et de convivialité autour d’un buffet (souvent inaccessible – ou alors trop tardivement). Et pourtant, depuis quelques années, les cérémonies des vœux ont du souci à se faire. Crise oblige, nombreuses d’entre elles se sont vues largement allégées, voire purement et simplement annulées. Pour cause de serrage de ceinture, on fait manifestation commune de plusieurs cérémonies, on réduit drastiquement le nombre d’invités, ou alors on décide de remplacer les petits fours et le champagne par des jus de fruit et des cacahouètes. Plus qu’une question budgétaire (ces cérémonies ne représentant généralement qu’un pourcentage peu important dans un budget annuel de communication) il s’agit souvent d’une stratégie de l’image, les collectivités souhaitant se présenter comme économe en période de vache maigre et montrer l’exemple.

Et pourtant, ces cérémonies sont souvent la seule occasion pour les habitants de venir à la rencontre de leurs élus et de profiter d’un moment de convivialité et de partage. Et c’est justement lorsque les conditions économiques se durcissent que ces moments de proximité prennent tout leur sens. Afin de ne pas sacrifier ces cérémonies sur le buché des économies, il me semble qu’il y existe quelques idées simples à mettre en œuvre pour les perpétuer sans gréver les comptes :

Optimisez les frais d’invitation: Mise à part les quelques envois courriers protocolaires, cherchez les alternatives au courrier papier afin d’économiser en frais d’impression et d’envoi postal : utilisez les supports existants (journal municipal), les panneaux d’affichages électroniques de la ville. Pour des envois personnalisés, préférez le support email qui de plus facilitera votre suivi des participants si vous avez un outil de mailing adapté.

Allez à l’essentiel : les participants ne sont pas venus au spectacle, inutile donc de prévoir une débauche de moyens sur des animations à couper le souffle ou des décorations fastueuses. Bien sûr, il est important de montrer un certain standing, mais le principal est de créer une ambiance propice aux échanges et aux discussions, et de permettre aux élus de faire un point succinct sur les grands projets en cours. Quelques éléments essentiels : optimisez l’accueil des participants (notamment avec un vestiaire bien organisé), pensez à leur confort en disposant assez de places assises (vous accueillez souvent des personnes plus agées), créez une ambiance lumineuse chaleureuse et douce, et réfléchissez à une circulation aérée autour des buffets.

Rythmez la cérémonie: combien de participants ne rêveraient pas de zapper les discours interminables pour passer directement au buffet ?  Et pourtant, ces prises de paroles sont la raison d’être de ces cérémonies. Pour éviter la perte d’intérêt, assurez vous que plusieurs règles sont bien respectées : commencez à l’heure (ou alors le ¼ d’heure de politesse) et annoncez le déroulé horaire de la cérémonie dès le départ, essayez de convaincre les intervenants d’illustrer leurs propos avec des visuels à l’écran, limitez la prise de parole de chaque personne (autant que faire se peu), et réservez un moment aux questions/réponses des participants.

Offrez un cocktail adapté: privilégiez la qualité à la quantité. Pour un même budget, vous marquerez plus vos convives en proposant 6 pièces apéritives de qualité par personne, que 18 pièces de pain brioché. Le but n’est pas de servir un repas rassasiant, mais d’offrir un cocktail apéritif que l’on appréciera de partager. Côté boissons, le champagne maison de nombreux traiteur sera tout à fait à la hauteur, plutôt les bouteilles de grandes cuvées. Pour un peu d’originalité, vous pouvez remplacer l’alcool par un bar à jus de fruit créatif où chacun pourra composer son propre smoothie (attention, ceci ne s’adapte pas à tous les publics, dont certains verront d’un œil très critique l’absence de boissons alcoolisées).

En suivant ces quelques lignes conductrices, le budget global de votre cérémonie de vœux devrait être optimisé sans pour autant rogner sur l’objectif premier de ces événements : rencontrer, échanger, partager. Ces mêmes règles s’appliquent à bon nombre d’événements institutionnels et professionnels, qui voient leur budget diminuer en période de crise. Alors si vous recherchez d’autres bonnes idées adaptées à votre budget et vos problématiques, l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique met ses méninges à votre disposition !!

Illustration de Nono, issue d’un article du Télégramme, daté du 9 janvier 2012