Blog-competition-agenceLorsqu’une entreprise souhaite lancer un projet événementiel, il n’est pas rare qu’elle ait recours à une agence spécialisée pour l’accompagner. Le choix de l’agence partenaire n’est pas anodin… il convient de suivre certaines règles de base pour aboutir au meilleur des partenariats.Si l’entreprise a déjà un historique de collaboration fructueuse avec une agence, elle pourra lui soumettre son brief en direct, sans interroger la concurrence. Elle mise ainsi sur la relation de confiance qui s’est créée avec l’agence, qui connaît déjà ses objectifs, ses interlocuteurs et son positionnement – soit un possible gain de temps au démarrage.Si par contre l’entreprise n’a pas de partenaire privilégié, ou si elle souhaite en changer, elle lancera une compétition entre plusieurs agences de communication événementielles. Le même brief sera alors remis à plusieures agences, afin que chacune puisse présenter une proposition. Cette seconde option offre de nombreux avantages :
  • Elle oblige les agences à faire preuve d’une grande créativité
  • Elle offre plus de transparence en matière budgétaire
  • Elle permet de porter un œil neuf et extérieur sur un projet récurrent
Côté agence, les compétitions sont généralement perçues comme bénéfiques pour le marché, puisqu’elles récompensent les plus créatifs et les plus compétitifs, et permettent de remettre en cause l’ordre établi et. Si les agences « en place » peuvent regretter de voir leurs budgets remis en question, cela les pousse également à renouveler leurs idées pour garder leur avance. Cependant, ces compétitions demandent un gros investissement en amont pour les agences, qui ne parient que sur leur succès pour rentabiliser le temps passé à compiler leur offre – car (malheureusement pour les agences) peu d’entreprises proposent encore de dédommager financièrement les compétitions…
Aussi, pour optimiser l’investissement financier et humain de chacune des parties prenantes (annonceur et agence), il est primordial pour l’entreprise annonceur de suivre quelques règles clés :
  • Sélectionner en amont le nombre d’agences à interroger. Il est préférable de se limiter à une liste finale de 3 ou 4 agences, sélectionnées en fonction du projet en question : taille, zone d’intervention (régional, national..), type de projet réalisés… Ne pas hésiter à les rencontrer avant de diffuser le brief pour se faire une opinion, ou à interroger leurs références.
  • Rédiger un cahier des charges précis et détaillé et cadrer le contenu des réponses afin de faciliter leur comparaison. Si possible, indiquer dans ce brief le calendrier décisionnel, l’enveloppe budgétaire et les critères de choix.
  • Organiser une procédure de questions/réponses : soit lors d’une présentation du brief par oral, soit par mail de manière individuelle. Toutes les agences doivent disposer des mêmes informations comme base de travail.
  • Convoquer les agences pour un oral de présentation, afin de pouvoir poser toutes les questions nécessaires. Il sera ainsi plus facile de se faire une idée qu’à partir d’un simple écrit. Éventuellement, une pré-sélection sur l’écrit peut permettre de ne rencontrer que les 2 agences finalistes à l’oral.
  • Négocier avec l’agence retenue pour finaliser le projet : ne pas s’arrêter à la première proposition de l’agence afin d’optimiser la prestation retenue.
  • Respecter une éthique transparente vis à vis des idées et concepts créatifs des agences en compétition, puisqu’ils sont régis par les règles de la propriété intellectuelle. L’entreprise qui organise ces compétitions doit s’engager à ne pas utiliser ni s’inspirer des informations présentées par une agence qu’elle n’aurait pas retenue.
Ensuite, à l’agence sélectionnée d’être à la hauteur de ses promesses !