Les organisateurs des Jeux Olympiques de Sotchi, qui se sont déroulé en février 2014 en Russie, n’ont pas lésiné sur la sécurité. En effet, 70 000 hommes, policiers et militaires ont assuré la haute surveillance des 3000 athlètes et du million de touristes face aux menaces d’attentats des islamistes caucasiens qui sèment la terreur dans la région la plus instable d’Europe, traversée par de nombreux conflits depuis 1990. Cette mesure surréaliste souligne bien la problématique  de la sécurité durant les événements. Qu’il s’agisse d’une manifestation regroupant des milliers de personnes ou quelques centaines, la loi édite des règles qu’il convient de connaître et suivre pour assurer la sécurité de vos participants.

Justement. Quelles sont les dispositions à prendre durant un événement en terme de sécurité ? Comment protéger au mieux les participants durant celui-ci?

Une règlementation adaptée au type de lieu
La règlementation est différente en fonction du bâtiment utilisé. Si celui-ci est soumis à la règlementation concernant les établissements recevant du public (ERP), il doit respecter les règles d’effectif de personnes admises, qui est limité en fonction du nombre et de la largeur des sorties prévues. C’est le maire et l’exploitant qui prennent en charge les modalités d’autorisation et d’effectif du public autorisé. Aussi, le public doit pouvoir être évacuer rapidement et facilement et un téléphone doit être prévu afin d’alerter le secours. D’autres mesures telles que l’accueil, guidage, service d’ordre et/ou service de surveillance sont également comprises et inscrites dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’espace événementiel. Si l’on utilise des locaux qui n’ont pas cette qualité (des lieux exceptionnels ou éphémères telles que des tentes), une demande d’autorisation doit être présentée par l’exploitant au moins 1 mois avant la date d’ouverture de la manifestation. Lorsque l’organisateur de la manifestation n’est pas l’exploitant de l’établissement, la demande d’autorisation doit être présentée conjointement par l’exploitant et l’utilisateur occasionnel des locaux. Plusieurs éléments sont demandés notamment la durée de l’événement, sa nature et l’effectif prévu, ainsi que les matériaux utilisés.

Le cas des salons professionnels et expositions

En ce qui concerne les salons professionnels et expositions (ERP de type T), un chargé de sécurité est obligatoire. Aussi, le comptage de l’effectif se fait par rapport à la superficie selon le ration 1 personne= 1m2. Dans tous les cas, les renseignements de détail intéressant les installations électriques, les installations de gaz, d’éclairage, de chauffage et de secours contre l’incendie sont adressés au maire dans les conditions fixées par le règlement de sécurité. L’organisateur devra s’assurer que l’ensemble des vérifications des installations techniques a été fait par des techniciens compétents ou des organismes agrées en fonction des exigences du règlement de sécurité. Les documents attestant de ces vérifications devront pouvoir être portés à la connaissance, à tout moment, de la commission de sécurité.

La souscription à une assurance de responsabilité civile

Enfin, il est nécessaire de souscrire à une assurance de responsabilité civile qui garantit les conséquences pécuniaires en raison des risques potentiels liés à la mise en œuvre d’un événement. Aussi, l’assurance annulation a pour objet de garantir l’assuré contre toute perte pécuniaire qu’il aurait subie, elle n’est pas obligatoire, mais conseillée. Si vous recourrez à une agence événementielle, elle dispose d’assurances professionnelles, mais qui ne remplacent pas vos propres assurances, dans la mesure où c’est l’Organisateur (vous) qui portez la responsabilité de l’événement. Pour le cas de l’organisation d’un événement à l’étranger, il est également recommander de souscrire pour vos participants à une assurance spécifique incluant le rapatriement si nécessaire.

Ainsi, la prise en compte de la sécurité durant un événement est la priorité. Cela permet d’assurer la sécurité des personnes et des locaux afin que l’événement puisse se dérouler dans les meilleures conditions. Les agences spécialistes, de l’organisation d’événements telles que La créative Boutique sont aguerries à gérer ces problématiques. N’hésitez pas à vous faire conseiller et déléguer la question incontournable de la sécurité à leurs équipes.