Casse-tete-invitations-evenementCourrier, e-mailing, téléphone… il existe autant de moyens de lancer vos invitations que d’erreurs fatales à ne pas commettre lors de cette étape fondamentale de vos préparatifs. Car s’assurer que vos invités seront bien présents –  et que par conséquent l’organisation sera adaptée au nombre de participants – est une condition sine qua non de la réussite (et de la rentabilité) de votre événement… S’il est évident que vous n’aurez jamais 100% de présents, voici quelques règles à suivre pour optimiser les taux de présence :

Après l’heure, c’est plus l’heure

En fonction du type d’invités que vous allez convier, les agendas se remplissent plus ou moins à l’avance, surtout sur certaines périodes de l’année. Après vous être assuré que la date choisie ne coïncide pas avec celle d’un événement incontournable pour votre cible (ex : évitez d’inviter des professionnels du luxe pendant le défilé Chanel de la Fashion Week), lancez donc un « save the date » 2 à 3 mois avant le Jour J. Ainsi vous ne risquez pas de vous faire « piquer » la date. L’invitation officielle, avec toutes les infos pratiques arrivera  quant à elle plus tard (généralement 1 mois avant).

Quid du support de l’invitation

Moderne ou traditionnel ? Protocolaire ou informel ? Personnalisé ou groupé ? C’est en répondant à ces questions que vous pourrez décider du format que prendra le carton d’invitation de votre événement. Parfois, un simple email provenant de votre boite professionnelle suffira (pour des événements internes par exemple), parfois un mailing plus percutant devra être personnalisé aux couleurs de votre événement. Pour certains événements, une invitation papier est indispensable, notamment pour les personnalités VIP ou officielles. Si vous voulez marquer le coup, certains formats originaux éveilleront la curiosité de vos invités : une découpe personnalisée, un papier parfumé plongeant dans l’ambiance de votre événement, un petit item annonçant le thème. Les idées ne manquent pas… à définir selon votre budget et le standing que vous souhaitez imposer. Ne pas oublier : inclure clairement les  modalités de réponses (carton réponse, mail de retour, RSVP…) !

Un suivi rigoureux des inscriptions 

Étape fastidieuse mais indispensable : le suivi des retours et la confirmation du nombre de participants. Dédiez cette tache à 1 seule personne, qui centralisera les retours, de manière à éviter les doublons, les mélanges de fichiers, les oublis. Elle assurera les relances nécessaires à 1 semaine de l’événement (généralement par téléphone), de manière à connaître précisément le nombre de personnes présentes et ainsi adapter les derniers détails en conséquence (traiteur, vestiaire…). Un mail de rappel la veille peut également être utile. Attention : une gestion non rigoureuse de ce suivi peut engendrer un manque de participation le jour J et faire planer une image d’amateurisme sur votre événement. Il est donc nécessaire de ne pas le négliger.

Si ces taches fastidieuses (mais essentielles) vous rebutent, n’hésitez pas à demander conseil à des agences spécialisées telles que l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique. L’expérience aidant, des outils sont mis en place pour automatiser le process et mettre en place des outils en ligne dédiés : mini site aux couleurs de l’événement, mailing personnalisé, inscription en ligne (voire paiement en ligne si nécessaire), relances automatiques, tableaux de suivi en temps réel… Des outils « pro » pour une gestion optimisée, garante du succès de votre événement.