Spices compositionRien n’est plus gratifiant pour un organisateur d’événements de voir ses invités repartir tard dans la soirée avec le sourire, et parfois même quelques mots de remerciements ou de félicitations. C’est la preuve que tout a été mis en œuvre avec brio pour créer un beau moment de partage et de convivialité, alliant savamment tous les ingrédients d’une soirée à succès. Mais quels sont-ils, ces ingrédients miracles ? Existe-t-il une recette à suivre à la lettre pour concocter l’événement parfait et éviter que le soufflé ne retombe trop vite ? Voici la mienne…

Temps de préparation : quelques mois (idéalement)

Difficulté: tout dépend de votre capacité organisationnelle et de votre créativité

Prix: tout budget

Ingrédients pour « autant de personnes que vous souhaitez inviter »

1 lieu à la taille et la disposition adaptée

1 aménagement correspondant à la thématique

1 restauration de qualité en quantité suffisante

1 bar bien fourni et varié

1 service professionnel

1 encadrement souriant

1 touche de créativité

Recette

– Préchauffez votre réflexion sur l’objectif de votre soirée quelques mois à l’avance afin d’établir une liste d’invités pertinente et déterminer la taille de l’événement que vous allez organiser. Ceci vous aidera à définir le cahier des charges du lieu à trouver pour accueillir votre événement, et affiner votre enveloppe budgétaire.

– Faites bouillir plusieurs devis de lieux de réception afin de ne retenir que le plus adapté à vos besoins (taille, distance, ambiance…) et à votre budget. Ajoutez-y en pluie les propositions de traiteurs, négociez et réservez.

– Faites ensuite revenir vos idées de thématique afin de trouver « l’histoire » que vous allez raconter. Intégrer une par une quelques animations à la spatule, sans battre trop vite pour éviter de surcharger la préparation.

– Enfournez les invitations officielles à destination de vos invités au minimum 1 mois avant (même s’il peut être judicieux d’envoyer un « Save the Date » plus en amont).

– Les 3 dernières semaines de cuisson sont décisives. Elles vont permettre de finaliser tous les détails, de la musique à l’accueil, en établissant un déroulé minute par minute de votre événement, attribuant à chacun les taches qui lui incombent et s’assurant que rien n’est laissé au hasard. Le Jour J, un brief récapitulatif de toutes les équipes d’organisation est loin d’être un luxe.

– A déguster en coulisse et avec le sourire, pour s’assurer que tous les petits soucis (qui ne manqueront pas d’arriver) resteront invisibles à vos invités.

Comme vous le constatez, une soirée réussie, c’est BEAUCOUP de préparation minutieuse et d’attention aux détails pour créer l’écrin idéal et propice aux échanges et aux rencontres. Avec en point de mire la nécessité de s’assurer que les invités auront eu assez à manger et les verres bien remplis pendant toute la soirée !! Besoin d’un chef cuistot pour guider vos pas dans votre préparation ? A court d’idées pour créer le zeste d’une soirée qui ressemblera à aucune autre ? N’hésitez pas à faire appel aux services d’une agence événementielle telle que l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique pour cuisiner VOTRE événement.