Début juillet 2013, lors des Universités d’Eté de l’ANAE (Association Nationale des Agences Evénementielles), Ralph Hababou (PBRH Conseil) affirmait que « les pires concurrents (des agences événementielles) sont nos clients eux-mêmes ». En effet, la montée en compétence des annonceurs sur l’organisation d’événements – notamment grâce à internet qui facilite l’accessibilité aux réseaux de lieux et prestataires – pourrait laisser croire que l’utilité des agences événementielle est à remettre en cause. « Si je peux tout organiser moi même, pourquoi faire appel à un intermédiaire ? Qui en plus va faire exploser mon budget déjà plus serré que d’habitude ? » Sur certains projets (simples agrégats logistiques), cette réflexion est sûrement pertinente… mais l’appliquer à tous les formats d’événements peut créer de bien mauvaises surprises. Voici mon avis (peut-être un peu biaisé ?)…

On trouve tout sur internet… le meilleur comme le pire !

En effet, les moteurs de recherche de lieux et de prestataires techniques offrent pléthores de solutions pour trouver soi-même tout le nécessaire de l’organisation d’un événement. Mais les sites internet des hôtels sont-ils toujours fiables ? Les photos correspondent-elles réellement à ce que vous allez trouver sur place ? Un repérage sur place est souvent indispensable pour valider le lieu de l’événement, ne pensez-vous pas ? Et si vous ne pouvez pas prendre le temps pour visiter 5 hôtels de l’autre côté de la France ou comparer 4 devis prestataires techniques dont vous ne comprenez pas les termes, l’intérêt d’une agence spécialisée, qui a l’habitude de son réseau et saura vous proposer le lieu adapté et à la hauteur des exigences de vos participants prend toute son importance. Non ?

Pourquoi faire comme les autres, quand on peut faire mieux ?

Toutes les entreprises opèrent une veille de l’actualité dans leur secteur respectif. Tous comme les annonceurs le font pour leur activité, les agences événementielles se tiennent au courant des tendances, des derniers lieux inaugurés, des récentes innovations techniques. Cette veille permanente (à laquelle les annonceurs occupés par leur propre activité ne peuvent se consacrer) est un atout indéniable et une réelle valeur ajoutée qu’apportent les agences événementielles. Pour étonner et marquer les esprits des participants d’un événement, il faut toujours se renouveler et proposer de l’inédit : sortir des chaines d’hôtels traditionnelles, proposer une animation jamais vue, découvrir de nouvelles destinations… Et c’est justement le travail des agences de vous proposer des concepts inédits, de vous permettre de prendre du recul sur votre activité réfléchir à un déroulé original dont vos participants se rappelleront longtemps !!

Un intermédiaire coute-t-il vraiment plus cher ? 

Quand un annonceur analyse le devis d’une agence événementielle, la ligne des « honoraires agence » (souvent entre 10% et 20% du montant global) a souvent du mal à passer. On se demande si ce surcoût est réellement justifié. Mais parle-t-on réellement d’un surcoût ? En effet, bien souvent, les agences vont vous faire bénéficier via leur réseau de tarifs réduits sur les locations de lieux et les hôtels, alors que vous auriez payé en direct le prix fort. Elles connaissent le juste prix des installations techniques nécessaires et permettent ainsi de réduire les devis de prestataires en comparaison avec ce que vous auriez payé sans leur intermédiaire. Et comment chiffrez-vous sur le papier le gain de temps et de soucis qui résulte de l’intervention d’une agence ? Les annonceurs qui ont l’expérience de la collaboration avec les agences vous répondront souvent que c’est une valeur inestimable !! Alors tout cela mis bout à bout, le recours à une agence peut en fait souvent faire baisser la note globale du projet vu dans son ensemble.

Puisque je rédige ce post en tant que directrice de l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique, vous me direz que je ne peux pas être très objective. Certes, mais après presque 10 années à la tête de l’agence, et les nombreux clients satisfaits et récurrents, je me dis que je ne dois pas être inutile non plus !! Si vous en doutez, faites le test. Il suffit de nous interroger sur un projet en nous communiquant un budget global (intervention agence inclue) et vous verrez toute la pertinence d’un événement – à budget constant – organisé par des experts… J’dis ça, j’dis rien !