Laptop MegaphoneComme dans tous les autres secteurs, les opportunités nées du développement des nouvelles technologies de communication ont révolutionné le monde de l’événementiel. Aujourd’hui, nous ne réfléchissons plus à organiser un événement sur un Jour J, mais à  mettre en place toutes les solutions de communication en amont et en aval pour faire vivre cet événement dans la durée. De même, nous ne concevons plus des événements où un dirigeant diffuse la bonne parole face à un public attentif, mais dans lequel les participants deviennent de véritables acteurs et contribuent à son déroulé.

 Quel que soit l’événement, interne ou externe, payant ou gratuit, différentes solutions peuvent être intégrées pour répondre à des besoins bien précis. Sans occulter l’importance de l’humain, qui doit rester au coeur de la stratégie événementielle, une mise en place pertinente d’outils de communication innovants peut justement renforcer l’expérience utilisateur. En voici quelques exemples – non exhaustifs mais souvent complémentaires :

Le site internet – pour informer et simplifier la logistique

Il devient quasi indispensable de créer un site ou une page internet (ou intranet) dédié à la présentation de l’événement. En complément des informations fournies dans le traditionnel carton d’invitation (annonce du programme, informations pratiques…), il peut intégrer des fonctionnalités interactives très intéressantes : gestion en ligne des inscriptions et éditions de badges électroniques pour optimiser l’organisation logistique de l’événement, mise en place de forum de discussion ou d’appels à projet pour permettre aux participants de contribuer à la conception du contenu de l’événement… En aval de votre événement, le site pourra proposer des résumés des débats, des vidéos et photos, des questionnaires de satisfaction… des informations destinées à prolonger l’impact du Jour J dans le temps.

Le site internet mobile – pour promouvoir l’événement et susciter l’interactivité

Un site simplifié version mobile offre un accès rapide à toutes les informations pratiques de l’événement (horaires, planning, accès…). En amont, ce mini-site internet peut-être rendu accessible via des Flashcode intégrés à tous les outils de communication print de votre événement (affiches, invitations papiers…). Sur l’événement en lui-même, si les fonctionnalités du site mobile le permettent, les participants pourront commenter des interventions ou poser des questions en direct des débats. Un outil idéal pour instaurer l’interactivité dans l’événement et apporter des informations en temps réel.

Le SMS – pour intégrer le public au coeur des débats 

Pour contourner la fréquente frustration liée à la traditionnelle séance de questions/réponses au micro en fin de plénière, des solutions de questions et de vote par SMS existent. Pendant toute la durée des débats, les participants peuvent envoyer leurs questions à l’orateur, qui peut choisir de les faire défiler à l’écran et de répondre à certaines d’entre elles au fil des discours. Des questions fermées QCM peuvent également être posées au public pour une prise de température « à chaud ». Un outil facile et rapide pour que le public se sente acteur et non simple spectateur

Les réseaux sociaux – pour s’adresser à une communauté et encourager les échanges

Il peut également être pertinent de promouvoir un événement sur un réseau social dédié, ou de venir se greffer sur un réseau existant. Il permettra en amont de faire remonter des questions, de faire réagir le public à des thématiques précises et ainsi de mieux préparer le contenu de l’événement. Le choix du réseau (Facebook, Viadeo, Twitter…) sera dépendant du positionnement de l’évènement et du public visé.

Chacun de ces outils peut donc venir appuyer la promotion, le déroulé et les retombées de vos événements. Attention cependant à bien choisir les outils en fonction du profil de vos participants. Certains supports sont plus adaptés à un public jeune et branchés, d’autres permettent de toucher des profils professionnels… Faites vous conseiller pour optimiser vos investissements en la matière !