20 Mai L’été demain, événements de fin d’année… après-demain.
Le soleil revient, les beaux jours se font doucement sentir. Pourtant, dans l’événementiel, nous pensons déjà à vos projets de décembre et janvier prochain ! Soirées de fin d’année, Arbres de noël et cérémonie des vœux ne s’organisent pas à la légère, et encore moins à la dernière minute. Commencer à y réfléchir dès à présent et avoir en tête les phases clés d’un rétroplanning : c’est déjà un pas vers votre réussite !
Les fêtes de fin d’année sont les événements parfaits pour remercier vos collaborateurs et leur offrir un moment de convivialité pour les rebooster pour l’année à venir. Pour préparer cet événements, prévoyez de la méthode et du temps ! En effet, ce sont vos meilleurs alliés pour façonner un événement de qualité et apporter la touche « exceptionnelle » qui marquera vos convives. Car il y a une vie au-delà des petits-fours !
Réserver en amont = plus de choix
Vous souhaitez louer un lieu, de la sonorisation, faire appel à une équipe de traiteur ? Vous avez déjà des idées de ce que vous voulez organiser (ou pas) ? Dans tous les cas, il est essentiel de s’organiser à l’avance pour bénéficier d’un maximum de choix et des meilleurs tarifs sur toutes les prestations nécessaires. Ceci est particulièrement vrai pour les lieux de grande capacité (au delà de 300 personnes), qui sont souvent réservés d’une année sur l’autre. En ce qui concerne les idées, si vous souhaitez vous faire épauler par une équipe dédiée (comme la notre par exemple), plus vos partenaires auront de temps, plus leurs propositions seront en adéquation avec vos envies et votre budget. En somme, s’y prendre à l’avance permet d’augmenter votre capacité à choisir VOTRE événement, personnalisé et en adéquation avec vos exigences et objectifs de communication.
Le retroplanning, gage de qualité de votre événement.
Que ce soit pour les événements de fin d’année, ou pour tous ceux que vous souhaitez organiser à d’autres moments, l’organisation est le maitre mot de vos événements. Cela peut paraître logique, mais dans les faits, respecter les deadlines s’avère souvent plus compliqué que prévu. C’est la raison pour laquelle il est indispensable d’utiliser un retro-planning qui vous permettra de déterminer toutes les dates importantes (et de les tenir). Idéalement, voici celui que nous aimons suivre pour l’organisation d’événements de fin d’année :
– J – 6 mois : constitution de l’équipe projet, définition des objectifs, sélection du lieu.
– J – 4 mois : doivent être validés le lieu, le traiteur, le concept et l’animation.
– J – 3 mois : Envoi d’un « Save the date » à vos invités
– J – 2 mois : Validation de la décoration, de la signalétique, du menu traiteur, et du déroulé global
– J- 1 mois : envoi des invitations officielles et finalisation du déroulé détaillé
– J- 15 jours : relances des invités sans réponse
– J- 8 jours : validation du nombre d’invité auprès du traiteur/animations
– Dernière semaine : relances invités, gestion des annulations, validation de derniers détails….. !
Conseil : Si vous choisissez de vous faire aider par une agence, lancez la consultation dès le départ du projet, une fois le brief rédigé. C’est eux qui seront les garants de votre retro-planning par la suite.
Que ce soit sur la coordination globale ou pour renouveler des idées d’animation, n’hésitez pas à faire appel à L’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique, qui se fera un plaisir de vous aider dans vos démarches. L’événementiel, ça nous connaît !
Crédit photo : Ssperando /123 RF