Grands comptes ou PME, quand il s’agit d’organiser un événement d’entreprise, la question de se faire accompagner d’une agence événementielle ou non revient régulièrement sur le tapis. En ces périodes de restriction budgétaire, de nombreuses Directions Générales sont tentées de faire un constat semble-t-il très simple : « Organisons le projet en internet ; en supprimant 1 intermédiaire, on réduira les coûts ».

Mais s’agit-il réellement d’un bon calcul ? L’intervention d’une agence augmente-t-elle le coût global d’un événement ? Et peut-on vraiment résumer les prestations d’une agence à une simple question budgétaire ? Plutôt qu’une longue démonstration rhétorique, voici quelques points de vues exprimés par des professionnels de la communication, qui ont chacun trouvé un avantage particulier à la présence d’une agence événementielle à leur côté. Nous avons donc posé à chacun la même question :

POURQUOI AVEZ-VOUS RECOURS A UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE ?

 … parce que je veux qu’on me raconte une histoire

Marine, responsable communication : « Mon entreprise organise tous les 2 ans une grande convention pour réunir ses clients et partenaires autour d’une thématique de réflexion. Après avoir géré les 3 dernières éditions en interne, j’avais l’impression d’avoir fait le tour de la question, ne sachant plus quoi inventer pour renouveler le genre. J’ai donc décidé de faire appel à une agence, qui – avec son œil extérieur – a su nous apporter un concept créatif et novateur, et m’aider à « raconter une histoire » autour de cette convention. Des petites idées simples font parfois la différence pour apporter cohérence et originalité. Pour moi, une agence, c’est plus qu’un assembleur. Si leur responsabilité s’arrêtait à trouver un lieu, un traiteur et une animation, je pourrais en effet le faire seul. Mais dans le cas présent, ils m’ont apporté un concept, un fil conducteur qui a permis de faire vivre une réelle expérience à mes participants ».

… quand j’ai besoin de me concentrer sur le fond du message

Nathalie, chargée de communication, en charge des événements : « J’organise chaque année plusieurs séminaires internes à fort contenu informationnel. Je consacre un temps fou à collecter les données et à les mettre en forme pour les présentations qui auront lieu pendant ces séminaires. Quand je fais appel à une agence, c’est que j’ai besoin d’un partenaire pour prendre en main les questions logistiques, gérer la coordination des différents prestataires et mettre tout en œuvre pour valoriser l’information à transmettre à nos participants. Je travaille sur le fond, et l’agence avance en parallèle sur la forme. Le temps du projet, l’agence devient mon bras armé, ils sont force de proposition pour trouver les outils et les modes de communication qui vont valoriser le contenu de notre discours et faciliter l’appropriation du message ».

… parce que je veux pouvoir me reposer sur des professionnels

Loïc, chargé de communication interne : « Professionnel de la communication, mais non spécialiste des événements, j’ai été chargé d’organiser une cérémonie d’inauguration du nouveau siège de ma société. Ne sachant pas par quel bout prendre le projet, j’ai décidé d’interroger une agence spécialiste. Après un brief complet, l’agence retenue m’a accompagné au quotidien avec un rétro-planning précis, pensant à 1000 détails qui ne me seraient même pas venus à l’esprit (prévoir un vestiaire, offrir des goodies…) Et le jour J, au lieu de courir partout, j’ai pu profiter de la journée et me concentrer sur mes invités pendant que l’agence gérait (avec sérénité) les incontournables imprévus. Internet nous permet certes aujourd’hui de trouver de très nombreux prestataires en direct, mais il ne nous donne pas les informations qualitatives. Pour être certain de choisir les prestataires les plus adaptés et de négocier au mieux les prix de leurs interventions, je me repose sur le réseau de connaissance de l’agence. Ce sont ses partenaires récurrents et de confiance, je suis donc plus serein. Et pour ne rien gâcher, l’agence m’a permis de disposer sur certains postes budgétaires de tarifs jusqu’à 15% moins chers que ce que j’avais obtenu en direct ! »

… parce que je n’avais jamais organisé d’événement à l’étranger

Françoise, responsable événementielle : « Depuis 10 ans, j’organisais moi-même le séminaire annuel des commerciaux de ma société : 250 personnes, 3 jours, quelque part en France. Mais pour la 1ère fois l’année dernière, le séminaire devait se dérouler à l’étranger, sur un nouveau marché couvert par la société. Travailler par le biais d’une agence m’a semblé indispensable : elle m’a apporté son réseau de contacts, mais aussi sa maîtrise parfaite de l’anglais – qui m’a évité bien des malentendus. Résultat : cette année, le séminaire se déroule à nouveau en France, mais je retravaille avec la même agence !! »

Ce que cherchent les entreprises en ayant recours à une agence événementielle ? La créativité, l’écoute et le professionnalisme : un trio gagnant qui fait qu’une fois testé, on ne peut souvent plus s’en passer !!!