La mode actuelle est aux événements connectés. Tout comme dans les années 2000, toute entreprise se devait d’avoir un site internet, aujourd’hui, on se dit qu’un événement doit avoir son Facebook ou son Twitter. D’autant plus si c’est gratuit….. Attention, attention… c’est un peu plus compliqué que ça !

Etre sur les réseaux sociaux juste pour y être est une grossière erreur. Il s’agit d’outils de communication comme les autres, qui doivent répondre à des objectifs, être intégrés dans une stratégie et dont les effets doivent être mesurés. Et qui bien sûr, sont loin d’être gratuits si l’on considère les ressources temps / hommes qui seront déployées pour en faire quelque-chose de réellement efficace et professionnel.

Certes, la force de frappe des réseaux sociaux est un atout considérable pour promouvoir et faire vivre un événement, qu’il serait dommage de ne pas mettre à profit. Mais encore faut-il choisir les bons réseaux, et allouer les ressources nécessaires pour les faire vivre. Selon différents objectifs fixés, voici les réseaux les plus adaptés.

Avant l’événement – promouvoir et engager

Dans les mois qui précèdent votre événement, vous devez faire connaître sa tenue à un public ciblé, en allant les chercher sur leurs réseaux et proposant des contenus attractifs. L’objectif est de créer une communauté, d’y promouvoir des informations de fond sur votre événement (présentation de speakers, présentation du lieu, videos d’éditions précédentes), de faciliter l’inscription (lien vers site d’inscription, codes promotionnels) et surtout d’engager la conversation autour de votre événement (en faisant réagir à des sujets, en leur posant des questions, en demandant un feedback sur les tables rondes…)

Quels réseaux utiliser ? Une page Facebook dédiée, liée à un compte twitter, avec un hashtag court et facilement reconnaissable. Si vous avez beaucoup de vidéos à poster, pourquoi pas une page Youtube. Postez également sur les groupes professionnels pertinents sur LinkedIn ou Viadeo (c’est peut-être même l’occasion de trouver et convaincre de nouveaux speaker !).

Conseil Plus : si votre événement est récurrent, ajouter l’année au #hastag (#event15, qui se déclinera en #event 16 l’année suivante).

Pendant l’événement – engager, informer et buzzer

Le jour de l’événement, c’est le grand rush. Les réseaux sociaux peuvent vous permettre de facilement informer vos participants de l’actualité (annonce du début d’un atelier, annonce d’un changement de salle), d’offrir un service client réactif (écouter les remarques des participants pour y répondre : chauffage à ajuster, problème de sonorisation), mais aussi et surtout de proposer des interactions lors des conférences (poser des questions en live, proposer des votes avec résultats instantanés). Grâce aux réseaux sociaux ce sont aussi les rencontres et interactions entre les participants qui sont améliorées.

Quels réseaux utiliser ? Votre page Facebook dédiée, couplée à votre compte Twitter. Pour communiquer en live, Instagram ou Pinterest pour les photos, et pourquoi pas un TumblR pour le contenu. Il existe également des applications mobiles dédiées aux événements, souvent couplées aux réseaux sociaux des participants, qui permettent une gestion depuis une interface unique.

Conseil Plus : invitez des journalistes ou bloggeurs actifs sur les réseaux sociaux. Ils boosteront votre visibilité démultipliant l’utilisation de votre #hastag.

Conseil Plus Plus : mettez en place une personne(ou une équipe) dédiée le jour J pour faire vivre vos réseaux. Pour monitorer, poster les actus, répondre aux urgences…

Après l’événement – obtenir des retours, partager et engager

Une fois le rideau de votre événement tombé, les réseaux sociaux restent actifs, et ce serait dommage de ne pas en profiter. Demandez à vos participants un retour constructif sur cette journée, à travers des sondages ou questionnaires de satisfaction. Mettez à leur disposition les présentations des speakers, qu’ils pourront à leur tour partager. Postez des vidéos de temps forts, ou de micro-trottoirs pris pendant l’événement. L’idée est de ne pas laisser retomber le soufflet, de garder la communauté active le plus longtemps possible, d’autant plus si votre événement doit se renouveler. Ce sera autant de travail qui ne sera pas à refaire pour la prochaine fois.

Quels réseaux utiliser ? Votre page Facebook dédiée, couplée à votre compte Twitter. Pour les presentations à partager, utilisez Slideshare. Pour les vidéos, complétez votre page Youtube.

Conseil Plus : couplez le #hastag de votre événement à chacune de vos publications, sur tous les réseaux. C’est un outil idéal pour agréger votre contenu autour d’un mot clé, facilement identifiable. Et il facilitera votre tracking de mesures des retombées.

Comme vous le voyez, il y a beaucoup de possibilités. Si c’est votre premier essai, rien ne sert de s’éparpiller, d’autant plus si vos équipes sont limitées. Concentrez vous sur le réseau social sur lequel votre cible est la plus présente et définissez en amont votre stratégie (attentes, objectifs, ligne éditoriale, équipes, réaction en cas de crise, mesures des résultats). Attention, le back-lash d’une présence baclée est encore pire que de ne pas être présent. Alors n’hésitez pas à vous faire aider par des agences digitales spécialisées, ou l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique, spécialiste de l’événementiel avec plusieurs expériences d’événements connectés à son actif.

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