Aujourd’hui, grâce à internet et aux mails, il devient virtuellement possible d’organiser la totalité d’un événement sans sortir de son bureau. Entre les moteurs de recherche de salles, les sites internet vitrines présentant les lieux et les échanges de mails verrouillant tous les détails, on pourrait croire que le fait de se déplacer en amont pour voir les lieux et rencontrer les intervenants s’avère être un luxe inutile. Et bien c’est FAUX et  ARCHI-FAUX… en tout cas si vous souhaitez organiser un événement irréprochable. Car le repérage sur place est indispensable pour résoudre bien des problèmes et gagner un temps précieux par la suite. Voici, selon moi, quelques règles à respecter :

Ne vous fiez pas aux photos des sites internet

Les sites internet sont destinés à mettre en valeur les lieux présentés et peuvent parfois ne pas être très objectifs. Les appareils grand angle ont par exemple la fâcheuse habitude de donner une impression trompeuse de grandeur et d’espace. Autre cas d’école : le site internet d’un hôtel montre des  belles photos de chambres rénovées récemment, mais – oh surprise – seul 10 des 30 chambres le sont, les autres ont encore un magnifique papier peint année 70 sur le mur. Sans parler du reste de l’établissement en travaux, ce que le propriétaire avait « omis » de vous dire. Sans repérage en amont, la surprise le jour de l’événement risquerait d’être amère !

Assurez vous des alentours

Le lieu de réception vous semble sympa, la taille idéale, une belle déco… sauf que vous ne saviez pas qu’il était en bordure d’un centre commercial régional, avec vue sur voie rapide. C’est vrai qu’on vous avait précisé qu’il était facile d’accès… ooops !  Autre scénario : vos participants arrivent en car, mais les 2 derniers km de route sont interdits aux poids lourds…. Re-ooops !! Vous rendre sur place, c’est vous assurer que l’environnement immédiat (parking, voisinage, accès) convient à vos attentes et ne réserve pas de mauvaise surprise. C’est également le moment de vérifier les temps de parcours et de décider si un fléchage sera ou non nécessaire.

Rencontrez vos interlocuteurs

Les mails et le téléphone sont des outils très pratiques, mais rien ne vaut une rencontre en personne pour discuter posément de votre projet, échanger sur vos idées, poser des questions et demander des conseils à vos interlocuteurs, qui sont les plus à même de guider vos choix. En prenant le temps de les rencontrer, vous aurez bien plus de chance de trouver ensemble les solutions qui répondent à vos attentes et modifier certains détails qui vous auront sauté aux yeux lors de la visite. Par téléphone, cet échange est souvent bien moins riche et constructif.

Si je devais faire une petite comparaison, vous viendrait-il à l’idée de vous marier avec quelqu’un que vous avez rencontré sur Meetic avant même de l’avoir vu en personne ; juste parce qu’il fait bonne impression derrière son écran ? Toute personne sensée répondrait non… et bien c’est la même chose pour l’organisation d’un événement (même si ça n’engage pas sur toute une vie, je vous l’accorde). Et puis faire des repérages, c’est parfois bien agréable : dégustation chez le traiteur, visite d’un hôtel 5 étoiles,  balade sur la plage pour accéder à une salle de réception … alors pourquoi s’en priver ?

Le temps vous manque pour vour permettre de réaliser ces démarches ? Les agences spécialisées telles que l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique sont là pour vous accompagner en vous faisant bénéficier de leur expérience : un réseau de lieux qu’ils connaissent déjà, des prestataires de confiance, un repérage fait à votre place…Vous économiserez ainsi du temps, et de nombreux soucis !

Crédit photos : 123RF / Fabian Schmidt