il consulente è attivo nella scelta delle destinazioni che soddisfano le esigenze del congresso (in base alla città e ai luoghi di accoglienza). Una prima selezione spesso dà luogo ad una visita in loco nei luoghi preselezionati per convalidare poi la scelta finale con la 3AF. Il PCO interviene per negoziare il contratto di prenotazione con il luogo quindi selezionato(albergo o centro di congressi). La sua esperienza nel fare congressi e l’abitudine di interagire con i luoghi ricettivi gli consente di negoziare al meglio sia i prezzi che le condizioni contrattuali (es: è particolarmente importante mantenere la massima flessibilità possibile per adeguare le quantità dei pasti all’ultimo momento).
La buona riuscita di un congresso di una portata del genere avviene grazie all’aiuto economico di sponsor, partner ed espositori. Interveniamo fin da subito per costruire una gamma interessante e appropriata di sponsor ed espositori (condizioni finanziarie, premi offerti, ecc.) per poi presentarla ai clienti. Se gli sponsor invece sono in contatto diretto con 3AF, La Créative Boutique si occupa della ricerca di potenziali espositori, al fine di convincerli a partecipare all’evento. Un lavoro che spesso risulta noioso visto che creare dei contratti e la ricerca prende diversi mesi di lavoro.
Il consulente seleziona e coordina tutti i fornitori che potrebbero intervenire nel regolare svolgimento del congresso: il fornitore audiovisivo, il servizio di catering, il personale hostess, gli allestimenti, il luogo e l’animazione per un’eventuale cena di gala , trasferimenti in autobus, l’installazione di stand … Coordina insieme al grafico della 3AF tutti gli strumenti di comunicazione (poster, programma cartaceo, segnaletica direzionale, ecc.). L’intervento del PCO consiste nel diventare un compositore / direttore d’orchestra: in cui trova i musicisti giusti, scrive la colonna sonora e si assicura che tutti suonino al ritmo e al tono giusto. La preparazione iniziale e la presenza del PCO è fondamentale per anticipare e risolvere le sorprese dell’ultimo minuto. Un altro fattore rilevante é l’organizzazione delle keynote e speaker, liberando del tutto il personale 3AF.
La Créative Boutique utilizza dei strumenti online che mettiamo a disposizione della 3AF per interagire con i propri relatori e partecipanti. Stiamo creando inoltre un sito Web dedicato al congresso, che consente in particolare la presentazione online di “un invito a presentare dei documenti”, la selezione da parte del comitato del programma dei “documenti” più pertinenti o la registrazione online dei partecipanti con pagamento e fatturazione automatizzata. Rispondiamo anche a tutte le domande e richieste che arrivano da parte dei partecipanti e dei relatori(per mezzo telefonico e emails). Ancora una volta, non Vi facciamo perdere del tempo.
Il consulente La Creative Boutique negozia fin da subito con le diverse strutture per poter cosi poi offrire delle soluzioni “chiavi in mano” per incoraggiari i partecipanti a venire al congresso. Ad esempio, è necessario bloccare le quote delle camere a tariffe preferenziali in diversi hotel che si trovano vicino alla sede del congresso, per poter poi scegliere la migliore offerta.
Dopo la fine dell’edizione di Roma, abbiamo pensato di fornire al cliente nuovi strumenti per creare un’interattività con i i propri clienti. Nel 2016 infatti, abbiamo creato un gruppo Linkedin dedicato per unire una comunità attorno alla conferenza. Per la prossima edizione, stiamo pensando ad una maggiore presenza sui social network e alla creazione di un’applicazione per smartphone dedicata che incoraggerà lo scambio di informazioni con i partecipanti (dove vi sarà il programma aggiornato, i networking, l’elenco dei partecipanti, i questionari di soddisfazione dei clienti ecc.). Tutto cio’ permettera’ alla conferenze di distinguersi dalla principale concorrenza.
Una volta terminato il congresso, il lavoro della La Créative Boutique non finisce ancora. Sulla base del feedback qualitativo e quantitativo (in particolare tramite un questionario sulla soddisfazione), scriviamo un RETEX dettagliato che consente di evidenziare i punti positivi e quelli negativi per migliorare le future edizioni. Ed é appunto grazie ai questionari sulla soddisfazione dei clienti e alll’esperienza dei partecipante che ci da la base per poter iniziare a lavorare sulla preparazione del prossimo congresso.
E cosa fa la 3AF in tutto questo ?
Ebbene si, lasciando il “contenuto” al suo partner logistico La Créative Boutique, la 3AF può dedicare invece il suo tempo e la sua energia alla “sostanza”, cioé creare un programma interessante, attirare i principali partecipanti, selezionare i documenti piu’ adatti per poter offrire un programma interessante e di qualità. Questo è l’essenza di una conferenza di successo ed il valore aggiunto della 3AF. È appunto un lavoro di squadra che si instaura tra i consulenti della società La Créative Boutique ed il gruppo di lavoro della 3AF diventano il loro braccio logistico e organizzativo.
« Punta sempre alla luna, male che ti vada avrai vagabondato tra le stelle»… eccovi una citazione rivisitata di Oscar Wilde che si adatta bene a noi ed é proprio questo l’ obiettivo che ci ripetiamo ogni anno quando sosteniamo 3AF durante il loro nuovo congresso aerospaziale.
Ebbene si, lasciando il “contenuto” al suo partner logistico La Créative Boutique, la 3AF può dedicare invece il suo tempo e la sua energia alla “sostanza”, cioé creare un programma interessante, attirare i principali partecipanti, selezionare i documenti piu’ adatti per poter offrire un programma interessante e di qualità. Questo è l’essenza di una conferenza di successo ed il valore aggiunto della 3AF. È appunto un lavoro di squadra che si instaura tra i consulenti della società La Créative Boutique ed il gruppo di lavoro della 3AF diventano il loro braccio logistico e organizzativo.
« Punta sempre alla luna, male che ti vada avrai vagabondato tra le stelle»… eccovi una citazione rivisitata di Oscar Wilde che si adatta bene a noi ed é proprio questo l’ obiettivo che ci ripetiamo ogni anno quando sosteniamo 3AF durante il loro nuovo congresso aerospaziale.
