01 Avr 5 erreurs pour bien planter mon événement digital !
La saison 20/21 marque l’explosion des événements digitaux ou phygitaux ! La Créative Boutique vous présente 5 erreurs à commettre pour être certain de «planter » votre prochain événement digital.
ERREUR #1 : Je n’ai pas d’objectif ou de feuille de route précis.
Pour les événements dits « présentiels », il existe bien des formats : les salons, les congrès, les incentives etc.. Bref des événements physiques aux caractéristiques et objectifs très différents. Et bien pour les événements digitaux, il en va de même. Il existe les réunions, les classes virtuelles, les conférences, les webinaires, les salons virtuels, les stands digitaux etc.. tous répondant à des stratégies de communication différentes.
« Faire un événement digital » juste parce qu’il faut « Faire un événement digital » est le meilleur moyen de vous planter. Comme tout événement, l’évent digital doit être réfléchi et préparé en amont de la manière la plus consciencieuse possible en ayant conscience des différences. Alors en amont, il faut vous poser les bonnes questions pour définir le type d’évènement le plus cohérent avec votre projet.
- Quels objectifs ? Informer vos équipes ou les distraire, lancer un produit ou parler de votre expertise…
- Quelle cible ? Interne ou externe. Habituée du digital ou pas.
- Quelle temporalité ? Le déroulé et le rythme de l’événement présentiel sont très différents du format virtuel. Il faut encore plus de dynamisme, plus d’interactivité. Et quid des fuseaux horaires ?
- Quel budget ? Un webinar réalisé en interne peut être très qualitatif malgré un budget restreint. Mais ayez conscience qu’un salon Full 3D en réalité virtuelle ne sera pas au même prix qu’un salon en 3D aérienne par exemple. Et qu’un événement hybride implique souvent un doublement de certains coûts.
- Quels KPIs ? Fixez dès le départ les éléments de mesure de succès de votre événement : nombre de participants, % d’engagement, nombre de visionnage replay…
ERREUR #2: Je ne choisis pas la bonne plateforme de diffusion
Ces derniers mois, vous avez fait ou refait connaissance avec les mastodontes des logiciels de visioconférences Microsoft TEAMS, ZOOM, Cisco Webex et j’en passe. Et vous vous dites que pour un événement virtuel (qu’il soit entièrement digital ou hybride), « ça fera l’affaire » ! Mais connaissez-vous toutes les caractéristiques techniques de ces logiciels et sont-elles utiles pour atteindre les objectifs de votre projet ? Ces logiciels connus et reconnus possèdent des qualités non négligeables, mais souvent, ils ne centralisent pas toutes les caractéristiques indispensables à un événement virtuel réussi.
Pour bien choisir votre outil de diffusion, à nouveau, il faut à nouveau vous poser les bonnes questions en amont :
- Diffusion : votre plateforme est-elle compatible avec le live-streaming ? Quel est le nombre possible d’utilisateurs en simultanée ?
- Facilité d’accès et d’utilisation : l’accès se faisait en 100% web ou faut-il télécharger un logiciel ?
- Personnalisation : à quel point pouvez personnaliser cette plateforme aux couleurs de ventre entreprises ?
- Data : l’outil permet-t’il de récolter les statistiques de connexion de votre événement, et ainsi nourrir vos KPIs ?
- Inscription et mailing : avez-vous besoin de proposer une page d’inscription, de confirmations et relances emails automatiques ?
Prenez conseil pour trouver la solution la plus adaptée à votre besoin. Il existe plein de comparatifs en ligne… mais vous pouvez aussi vous rapprocher d’un professionnel. Mieux vaut prévenir que guérir ! Et en parlant de « prévenir », une fois l’outil choisi et personnalisé, prévoyez des répétitions !!!
ERREUR #3 : Je prépare mon déroulé comme si c’était en présentiel
Avec la Covid19, nous sommes devant nos écrans pendant de très longues heures et voilà que nos moments d’évasion que peuvent représenter les évènements physiques se digitalisent à leur tour… Encore plus d’écran ! Lorsque sur un événement présentiel on se retrouve coincé dans une salle devant un discours soporifique, on prend son mal en patience, car on ne veut pas se faire remarquer en quittant la salle. Mais dans un événement digital, rien de plus simple que de mettre l’intervenant en mute pour vaquer à ses occupations, voire de fermer la page.
C’est pour cela qu’il faut absolument éviter les événements avec des discours uniquement descendants où vos invités seront tentés de se déconnecter de manière anticipée. Vos participants espèrent vivre une expérience différenciante et interactive. Ils doivent être « acteurs » et non simples « spectateurs ». Il existe d’ailleurs tout un tas de techniques ou d’outils pour créer l’interaction et casser les rythmes. Le but n’est pas de les accumuler bêtement mais d’en choisir quelques-uns pour engager votre public.
- Les outils: un quizz, un sondage, des questions-réponses,
- Les techniques : un animateur professionnel, des prises de paroles courtes et rythmées, des divisions en sous-groupe etc…
C’est en imaginant – dès la génèse du projet – le participant au coeur de votre événement que vous créerez une réelle expérience et que vous vous démarquerez pour marquer les esprits et ainsi fidéliser votre audience.
ERREUR #4 : Je n’ai pas prévu de promouvoir mon événement
Organiser un super événement c’est bien. Avoir une belle audience, c’est bien mieux !
Et la compétition est rude. Regardez vos mails, combien d’invitations à un webinar avez-vous reçu cette semaine ? Et à combien allez-vous assister ? Aucun ?
Evidemment, si c’est un événement interne obligatoire, pas le choix que de participer. Mais pour les événements externes, si vous n’y voyez pas une réel opportunité d’apprendre quelque-chose ou de rencontrer des personnes intéressantes, vous ne vous inscrirez pas.
Il est donc primordial de bien réfléchir sa promotion et de montrer clairement la « promesse » et la valeur ajoutée que votre événement va apporter à votre audience. Pensez e-mailing, mais pensez également promotion via des bannières, via les réseaux sociaux. Et faites appel à des partenaires ou ambassadeurs pour porter la bonne parole. Vos collaborateurs, vos distributeurs, vos speakers… s’ils partagent tous à leurs réseaux, ceci démultiplie la portée de votre communication.
Pour certains événements, il est également possible de coupler la promotion avec la bonne vieille méthode « postale » : envoi d’invitations papier ou de « box » avec des échantillons à tester ou à déguster. Une manière d’être certain de capter l’intérêt (attention par contre à disposer des bonnes adresses d’envoi en ces temps de confinement !).
Je vous partage un ratio intéressant. Lorsqu’un événement « présentiel coute « 100 » à produire, partez du principe que ce même événement en digital doit vous couter « 70 » à produire et « 30 » à promouvoir. Si vous n’investissez pas ces « 30 » dans la stratégie promotionnelle, vous risquez fort de ne pas avoir la portée souhaitée pour votre projet.
ERREUR #5 : J’organise un event hybride sans penser à l’UX de mes 2 audiences.
Vous avez souhaité réaliser un événement hybride ou « phygital », c’est-à-dire avec une partie physique et une partie digitale en simultanée. Alors, ce n’est pas 1 événement qu’il faut imaginer, mais bien 2. 2 types d’audiences = 2 promesses de « take-away » = 2 offres contenus qui vont se vivre en parallèle et de manière complémentaires. Et chacun doit y trouver son compte !
- Que vais-je faire vivre à mon audience sur place ?
- Qu’auront-ils de « plus » que ceux qui ne se sont pas déplacés … sans pour autant proposer un événement digital « au rabais » ?
- Et comment créer une interaction entre les 2 audiences ?
Les questions fusent, et chaque projet aura sa propre réponse à y apporter. Ces réponses vont permettre de dessiner les contenus de mon événement hybride : interactions avec les intervenants, jeux de questions réponses, test ou dégustation produits, prise de rendez-vous one-to-one ou en groupe, team-building etc… Les participants présents et à distance ne pourront pas vivre la même expérience. Il faudra imaginer 2 formats pour faire passer les messages. Les contenus devront être adaptés en fonction du type de présence (physique ou derrière un écran), mais il faut tenir une même « promesse », et proposer des ponts et interactions entre les 2 formats.
Si votre événement est payant, c’est également le modèle économique qu’il faut attentivement équilibrer. En effet, comment transformer un événement auparavant 100% présentiel en un événement hybride, sans les faire se canibaliser. Que proposer en présentiel qui ne serait pas en digital ? Et quel prix proposer pour chaque audience ? La recette idéal n’est pas simple, et – à nouveau – chacun fera ses essais. Nous « apprendrons en marchant » comme nous le faisons tous depuis 1 an.
Tout ceci vous semble un peu compliqué ? L’enjeu est important et vous ne voulez pas vous planter ? Faites appel à des professionnels. Depuis plus d’un an, les équipes de La Créative Boutique ont réalisés de nombreux événements digitaux et nous saurons accompagner la conception et la mise en ligne du votre !