Quando organizziamo un seminario annuale, cerchiamo di offrire ogni volta una nuova esperienza, un nuovo ambiente e delle nuove attività. Rinnovare ogni anno significa trovare una nuova destinazione e non solo. Quando l’organizzazione dei seminari non è il vostro lavoro principale, la ricerca risulta complicata e richiede ovviamente molto tempo. Internet può aiutare, ma spesso ci si perde e non si é sicuri della qualità trovata in loco.

Beneficiando dell’esperienza e della rete che abbiamo nell’organizzazione dei seminari, il cliente riceverà un completo pacchetto incluso di tutti i servizi richiesti”, lasciandogli non una ma diverse opzioni per poter scegliere quello che é più adatto a lui.

In conformità con i criteri presentati durante un brief iniziale, il Gruppo ALTERA si é visto presentare uno studio preliminare con una preselezione di diverse destinazioni, specificando per ciascuna i vari tipi di alloggio e attività che potrebbero essere organizzate in loco e ovviamente … una prima estimazione finanziaria. Un vero risparmio di tempo con una prospettiva interessante

Il consulente La Créative Boutique ha una rete di partner in Europa per perfezionare la sua offerta e garantire la qualità dei luoghi e dei fornitori che offrirà. Esegue sistematicamente un sopralluogo sui luoghi proposti (di solito in presenza del cliente) prima di convalidare qualsiasi cosa. Il sopralluogo é fondamentale nella scelta. Convalida la qualità degli alloggi proposti e dei luoghi di ristoro (basarsi solo sulle foto su Internet sarebbe un suicidio) ma raffina anche i dettagli logistici calcolando i tempi dei trasferimenti, pianifica gli allestimenti dei workshop e gli arredamenti. Il consulente sa cosa guardare, sa le domande che deve porre e ha sempre con lui il briefing per controllare il tutto dettagliatamente senza lasciare nulla al caso. Il cliente può quindi fare affidamento sulla sua analisi per convalidare la selezione e la validazione della destinazione e dei luoghi.

Quando inizi a organizzare un seminario e sei abituato a farlo da solo, in generale, pensi che l’intervento di un’agenzia o di un consulente va ad aumentare il conto finale. Naturalmente, c’è un intermediario in più che non è gratuito. Ma pensarlo sarebbe riduttivo e totalmente sbagliato. In effetti, il totale complessivo per il seminario non è generalmente più elevato anzi spesso é addirittura inferiore. Vi starete domandando, com’è possibile?

Come professionista nel turismo d’affari, il consulente La Créative Boutique negozierà tariffe preferenziali per l’alloggio, la ristorazione e l’affitto dei luoghi (tra l’8 e il 10% a seconda dei servizi e dei paesi). Potrà inoltre discutere le clausole contrattuali per renderle più flessibili in modo che le quantità possano essere adattate all’ultimo momento. Per chi non é del mestiere non pensa a questi punti fondamentali e si ritrova spesso a pagare il totale per le cancellazioni dei partecipanti dell’ultimo minuto. Ad esempio, il consulente é anche in grado di presentare una richiesta di esenzioni IVA per il cliente se il seminario è stato principalmente fatto per lavoro (parliamo del 19-23% a seconda del paese di destinazione). Complessivamente, queste riduzioni compenseranno ampiamente la remunerazione del consulente, senza contare tutto il tempo risparmiato da parte vostra.

Una cosa notevole del Gruppo ALTERA, é che l’interlocutore cioé il “project manager” che collabora con La Créative Boutique non è né il manager né il responsabile della comunicazione della società. Ma semplicemente una coppia di 2 collaboratori volontari, che hanno scelto di organizzare la prossima edizione, accompagnati da uno dei nostri esperti. Ogni anno, questa coppia di dipendenti cambia ovviamente. Entrambi sono coinvolti nella personalizzazione del contenuto del seminario secondo la loro persona e i loro gusti, dandogli un colore ed un tema al seminario. Senza entrare nei dettagli del coordinamento logistico che rimane nelle mani di La Créative Boutique, la coppia dei dipendenti scelti gestirà il resto del progetto.

Questo modo di organizzazione permette di dare ad ogni edizione un tocco speciale, collegato ai 2 dipendenti, e crea persino una sana competizione ogni anno con gli organizzatori successivi. Questo binomio di “organizzatori Altera” è quindi presente dal primo briefing ed é attivo durante tutte le fasi successive del progetto.

Il consulente di La Créative Boutique ascolta tutte le loro esigenze per poter trovare idee e soluzioni adattate al tema e all’atmosfera che hanno scelta. Avanza diverse proposte e suggerisce tipi di gadget, animazioni e attività di rompighiaccio adattate alle loro richieste. Queste piccole chicche faranno la differenza. Nessun evento organizzato da parte di La Créative Boutique è immutabile e impacchettato. Ogni dettaglio può essere adattato e personalizzato per renderlo unico. E’da 3 edizioni che supportiamo il Gruppo ALTERA ed ogni seminario offre non solo una destinazione diversa, ma anche un colore e un’atmosfera personalizzata.

Durante i 3 giorni del seminario, anche dopo un’attenta preparazione, ci sono ancora mille dettagli da modificare sul posto. La presenza del consulente per coordinare il tutto consente quindi al cliente di essere sereno e di beneficiare del seminario con gli altri partecipanti. Il consulente è lì per coordinare i fornitori dei vari servizi, adeguare gli orari in caso di ritardo, preparare i workshop e luoghi di ristoro prima dell’arrivo del gruppo, garantire l’adeguatezza dei servizi con ciò che è stato convalidato e gestire i dettagli /cambiamenti dell’ ultimo minuto (come ad esempio ci possono essere problemi nella consegna dell’attrezzatura audio video, bisogna fare degli aggiustamenti di diete speciali, occuparsi dei piccoli infortuni ecc….). Con la sua presenza, i partecipanti avranno l’impressione che tutto vada come pianificato e senza intoppi, proprio “come un orologio”. Il cliente potrà quindi semplicemente “trarre profitto della sua presenza” e dedicarsi ai suoi collaboratori.

E nel 2020 ? La riflessione é in corso. ll nuovo team organizzativo scelto è nei starting blocks “per creare un’esperienza memorabile per i suoi dipendenti. Un incontro tanto atteso ogni anno !