15 Mai Le PCO : botte secrète pour l’organisation de votre congrès scientifique ou congrès médical.
Le PCO (Professional Congress Organisor ou Organisateur de Congrès Professionnel) est le partenaire indispensable de toute association, institution ou entreprise qui souhaite organiser un congrès scientifique ou médical. Expert événementiel, le PCO connait toutes les recettes du succès de ces événements particuliers, et sait optimiser chaque étape de leur organisation. Mandaté par l’organisateur, le PCO devient son bras armé pendant les longs mois de préparation du congrès, apportant sa valeur ajoutée sur bien des aspects :
- Trouver le meilleur lieu de congrès, aux meilleures conditions : le PCO est force de proposition pour sélectionner des destinations répondant aux besoins du congrès (comparatif de villes et de lieux de réception). Une première sélection donne souvent lieu à une visite de repérage dans les lieux pré-sélectionnés afin de valider le choix final avec son client. Le PCO intervient pour négocier le contrat de réservation avec le lieu ensuite retenu. Son expérience des congrès et son habitude à interagir avec les lieux réceptifs lui permet de négocier au mieux tant sur les prix que sur les conditions contractuelles (ex : il est notamment important de garder le plus de flexibilité possible pour ajuster au dernier moment les quantités). Le PCO peut même accompagner le client pour monter certains dossiers de subventions auprès de la ville d’accueil du congrès. Fastidieux mais pourquoi s’en passer ?
- Attirer les sponsors et/ou exposants pour équilibrer le budget : un congrès scientifique ou médical doit généralement son équilibre budgétaire à la présence de sponsors et d’éventuels exposants. Le PCO intervient donc bien en amont pour construire une offre sponsors et exposants attractive et adaptée (conditions financières, contreparties offertes…). Il peut également assister l’organisateur pour démarcher les sponsors et exposants potentiels, et les convaincre de s’associer à cet événement. Ce démarchage étant très consommateur de temps, et le PCO est alors indispensable si l’on veut explorer toutes les pistes. A noter qu’il s’agit souvent d’une fine collaboration entre le PCO et l’entité organisatrice, car des questions politiques peuvent parfois entrer en considération.
- Optimiser la coordination logistique : le PCO sélectionne et coordonne tous les prestataires susceptibles d’intervenir dans le bon déroulé du congrès : le prestataire audiovisuel, le traiteur, les hôtes(ses), le loueur de mobilier, le lieu et l’animation pour l’éventuel diner de gala, les bus transferts. Le PCO pourra également se charger de la création graphique et de l’impression des outils de communication (affiches, programme papier, signalétique directionnelle…). A nouveau, cette coordination est un véritable métier, et si vous n’avez ni l’expérience ni le réseau de contacts, vous allez perdre un temps et une énergie folle à tout gérer, et sûrement payer le prix fort.
- Automatiser et professionnaliser la relation avec les participants : le PCO a l’habitude de travailler avec des outils en ligne qu’il met à la disposition de l’organisateur pour interagir avec les intervenants et les participants. Il sait mettre en place un site internet dédié au congrès, permettant notamment le dépôt en ligne des « appels à communication », la sélection par le comité de programme des « papiers » les plus pertinents, ou encore l’inscription en ligne des participants avec paiement et facturation automatisés. Le PCO peut également manager une hotline email et téléphonique pour répondre aux nombreuses interrogations et demandes des participants et speakers. A nouveau, une mission aussi indispensable que consommatrice de temps.
- Trouver les meilleurs partenaires pour l’hébergement et le transfert des participants : le PCO négocie en amont avec différents partenaires pour proposer des solutions « clé en main » aux participants afin de favoriser leur venue sur le congrès. Il est par exemple possible de négocier avec certaines compagnies aériennes pour obtenir des codes de réductions. Il est également nécessaire de bloquer des quotas de chambres à des tarifs préférentiels dans différents hôtels à proximité du lieu de votre congrès. Des détails qui sauront faire la différence auprès des participants.
- Utiliser les réseaux sociaux et les nouvelles technologies à bon escient : le PCO peut être force de proposition pour mettre en place les outils de communication adaptés à chaque congrès. Les réseaux sociaux (via Linked’In ou Twitter) peuvent être un magnifique levier de notoriété, permettant de créer une communauté en amont et en aval du congrès. Ceci est indispensable de nos jours pour attirer et fidéliser vos participants. Sur l’événement, il peut également conseiller sur l’utilisation d’une application dédiée sur smartphone qui favorisera les échanges d’informations avec les participants (programme à jour, networking, liste des participants, quizz de satisfaction…). Ayant l’expérience de nombreux congrès, le PCO saura conseiller sur l’outil le plus adapté en fonction des besoins de l’organisateurs.
- (Pour les conférences internationales) Faciliter la gestion « en anglais »: lorsque le congrès se situe hors de France ou accueille un public international, le PCO international saura travailler en anglais (ou dans la langue du pays de destination) de manière totalement fluide afin d’éviter toute incompréhension dans les négociations et interactions. L’organisateur doit pouvoir s’appuyer sur ses compétences linguistiques écrites et orales du PCO pour toute la coordination.
Au final, le PCO est un formidable partenaire pour faire gagner du temps et de l’argent à l’entité organisatrice, qui peut alors utiliser ses ressources autour d’un point primordial : monter un programme au contenu attractif, avec des speakers de qualité. Chacun se concentre ainsi sur sa propre valeur ajoutée : le fond pour l’organisateur, la forme pour le PCO. En optimisant le temps et le budget des organisateurs, le PCO accompagne le succès de chaque congrès, et contribue à sa pérennité pour les éditions futures.
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