10 Dic manifestazioni fieristiche internazionali passano al virtuale, La Créative Boutique é pronta
Le manifestaioni fieristiche sono degli eventi da non perdere se si vogliono incontrare i propri clienti, promuovere le proprie competenze, raggiungere dei nuovi potenziali clienti, monitorare e arricchire la propria rete. Ad ogni settore di attività, vi é una manifestazione dove “non puoi non mancare”. Ma nel 2020, con la crisi COVID, questo settore si é fermato completamente. L’impossibilità di viaggiare e di riunire grandi gruppi di persone in un unico luogo ha reso impossibile organizzare ogni tipo di evento che aveva come obiettivo lo sviluppo commerciale delle aziende.
Se all’inizio, tutti speravano che fosse solo una ‘pausa’ di pochi mesi, col passare delle settimane ci si é resi conto che purtroppo la crisi sanitaria sarebbe durata a lungo, e che le aziende avrebbero dovuto trovare altri mezzi per poter raggiungere la propria clientela. Dopo l’esitazione iniziale, i principali responsabili del settore si sono messi d’accordo e hanno ideato un “Piano B” per continuare la loro attività in un altro formato e quindi passare al digitale.
Normalmente, La Créative Boutique supporta i suoi clienti nell’organizzazione dei loro eventi raccomandando loro il tipo di strategia da usare nella scelta dei luoghi, nella negoziazione dei contratti con i fornitori, nella costruzione degli stand, nel piano della comunicazione e nella prenotazione dei servizi aggiuntivi (come catering, hotel, hostess, sicurezza, trasporti, ecc.). Purtroppo nel 2020 tutti gli eventi che accompagnavamo sono passati al virtuale e quindi abbiamo pensato di condivividere con voi le nostre prime esperienze dopo qualche mese di apprendimento.
Concretamente, a cosa sembra un salone virtuale ?
Negli ultimi mesi sono stati molti gli eventi virtuali, di diversi formati e più o meno immersivi. Qui di seguito le principali caratteristiche che possiamo trovare su un evento virtuale:
– Un programma di conferenze dal vivo o preregistrate, dei webinar e persino dei podcast.
– Una “vetrina” o “stand virtuale” per presentare la propria azienda attraverso video, descrizioni e con dei PDF da scaricare.
– Uno strumento di “networking” per trovare altri partecipanti e organizzare riunioni video 1to1.
– … e alla fine del salone, l’espositore potrà raccogliere i dati relativi ai visitatori che hanno participato allo showcase, alle persone che hanno assistito alle sue presentazioni e raccogliere i nuovi contratti che hanno concluso i commerciali in seguito agli appuntamenti fatti. Dati conformi alle regole GDPR ovviamente!
Quanto costa ?
In generale, il costo di partecipazione ad un evento virtuale è molto meno costoso di un evento “face to face”. Infatti, i partecipanti risparmiano su diversi punti: non ci sono stand da costruire, non ci sono i costi di viaggio o di alloggio, non ci sono costi cocktail ecc…. C’è sicuramente un prezzo per l’accesso “virtuale” così come ‘una somma da pianificare per promuovere la propria presenza, ma i costi rimangono comunque più bassi.
Ma piuttosto di parlare di costo, è molto più rilevante parlare di “costo per acquisizione di un nuovo contatto”. La nostra esperienza mostra un netto calo tra il numero di partecipanti all’evento “reale” e le loro edizioni virtuali (tra -40% e -60%). Se il costo di partecipazione è inferiore, lo è anche il numero di “potenziali risultati”. Quindi, per determinare se un evento ha avuto successo, dobbiamo invece concentrarci su altri dati come il “rapporto costo / numero di leads complessivi” o il tasso di conversione dei leads in clienti o il rapporto “costo investito” / fatturato realizzato ”. Tuttavia, se oggi ci rendiamo conto che il costo per lead/nuovo contatto è molto più interessante su un salone virtuale, non abbiamo ancora abbastanza certezze sul vero fatturato che si avrà in base ai nuovi contatti ottenuti. È quindi ancora troppo presto per poter trarre delle conclusioni sulla “qualità” dei contatti/leads realizzati sugli eventi virtuali.
Quali sono le migliori strategie da usare per avere un evento virtuale di successo?
Come per ogni tipo di evento, il successo richiede prima di tutto un’attenta preparazione sin dall’inizio. Per i suoi clienti, La Créative Boutique coordina ogni progetto e gestisce i team interni in tutte le fasi di preparazione. In queste edizioni 2020, in tutta modestia, abbiamo “dovuto imparare da capo a lavorare nel nostro settore”, nel senso che questo formato é stato nuovo per tutti, tanto per noi quanto per i nostri clienti e per gli stessi organizzatori.
Ecco cosa abbiamo imparato in seguito a questo nuovo formato :
- Troppe informazioni uccidono le informazioni!
La cosa più importante è chiaramente definire con i responsabili marketing il motivo della vostra presenza ad un salone. Definire 2 o 3 obiettivi per poter centrare la presentazione dell’azienda, i prodotti e la vostra mediazione. Presentare solamente un catalogo esaustivo delle vostre competenze e dei vostri prodotti, farà perdere solo dei clienti. Bisognerà piuttosto concentrarsi sui messaggi chiave e le notizie che volete lasciare ai visitatori.
- Reale o virtuale, uno stand bello serve a nulla se non viene visitato !
Definite un piano d’azione promozionale per “far venire le persone” sullo stand. Fate sapere a tutti che ci siete, invitate i vostri clienti a partecipare ed evidenziate i vostri interventi video. Usate un vero mix di strumenti come: il vostro sito internet, le firme email professionali dei vostri rappresentanti di vendita, inviate delle email a tutta la vostra clientela, fate dei post sui social … e misurate bene l’impatto di tutto cio’.
- Convolgete i responsabili commerciali sin dall’inizio
Come su un evento “dal vivo”, sono i vostri rappresentanti che saranno i veri responsabili della buona riuscita del vostro evento. Se non capiscono come funziona la piattaforma o cosa ci si aspetta da loro, non saranno attivi nel collegamento in rete e nella rappresentazione della vostra azienda. Bisogna quindi pianificare in anticipo un briefing che consentirà a loro di comprendere completamente le linee di comunicazione, gli interventi da fare e tutti gli aspetti tecnici. E bisognerà pianificare anche una linea diretta per assisterli durante l’evento.
- Quand l’evento sarà finito, non si potrà dire che si é arrivati ad una fine !
Non trascurate il dopo evento: ma prendetevi tutto il tempo necessario per produrre un resoconto che abbia tutti i dati quantitativi e qualitativi che avete potuto raccogliere nel frattempo. Oltre a riferire i dati ai team di comunicazione, sarà importante presentarlo alle persone che hanno partecipato attivamente all’evento in maniera da poter discutere con loro ed ottenere dei riscontri.
E poi ?
L’anno 2021 non sembra purtroppo un anno “seduttivo” per le fiere. In effetti, anche se il recente annuncio di un possibile vaccino dia nuove speranze, è purtroppo improbabile che il suo impiego abbia davvero un effetto nell’immediato. Molte aziende prevedono di mantenere la loro strategia continuando a fare degli eventi virtuali per tutto il 2021 e di attendere una situazione sanitaria migliore prima di poter partecipare nuovamente a delle fiere. Tutti sono colpiti. La domanda è, se le condizioni lo consentiranno, il pubblico deciderà di essere presente? I visitatori avranno diritto a viaggiare? Inoltre questi tipi di investimenti sono troppo rischiosi se un minimo di partecipanti non è assicurato.
E in seguito cosa succederà? nel 2022 ed oltre? Come unire i vantaggi del virtuale e i vantaggi di un evento reale? A questa domanda purtroppo nessuno ha una risposta al momento. Dovremo ancora andare per tentativi, testare, aggiustare, riprovare per trovare un equilibrio adeguato, a secondo il tipo di azienda ovviamente. Su questo ci stanno lavorando gli esperti della società La Créative Boutique!
CASO PRATICO
La Créative Boutique accompagna il Gruppo Roquette sul « CPHI Festival of Pharma » ed il « Food Ingredient Connect ».
Da oltre 2 anni, La Créative Boutique supporta i team di comunicazione del gruppo Roquette, che è il leader mondiale negli ingredienti di origine vegetale, pioniere nelle proteine vegetali e importante fornitore di eccipienti farmaceutici, nell’organizzazione delle sue fiere europee. In particolare, gestiamo i progetti di CPHI e Food Ingredients Europe, 2 fiere organizzate dal gruppo UBM Informa Markets.
Alla fine del 2020, queste 2 manifestazioni si sono svolte per la prima volta in un formato digitale al 100%. La Créative Boutique ha quindi gestito la presenza di Roquette a questi eventi ed ha supportato i team di comunicazione e marketing per ottimizzare i loro investimenti.
Siamo intervenuti in tutte le fasi del progetto :
- Raccomandazione contrattuale e negoziazione con l’organizzatore
- Partecipazione alla definizione degli assi comunicativi e dei contenuti
- Gestione della produzione di contenuti, in particolare Webinar e Podcast
- Gestione della piattaforma virtuale: download dei contenuti, creazione dei profili dei partecipanti, ritiro dei leads
- Partecipazione alla definizione del piano di comunicazione e scrittura dei contenuti
- Preparazione di un brief dei partecipanti per formare i responsabili commerciali e l’assistenza durante l’evento
- Produzione di un resoconto dopo evento
A notare :é necessaria tanta agilità e adattabilità per poter soddisfare le esigenze del cliente in un contesto molto “last minute”.