03 Fév Réinventer les rencontres scientifiques (1 / 2)
Colloques, congrès et symposium … réinventer les rencontres scientifiques à l’ère Covid et post-Covid. (Episode 1 sur 2)
Dès mars 2020, la pandémie a mis un coup d’arrêt brutal à la tenue de tous les événements internationaux. Le monde de la recherche et des échanges scientifiques n’a pas fait exception, et toutes les conférences et congrès prévus de longue date ont été annulés ou reportés. Une fois le choc initial digéré, les organisateurs ont rivalisé de créativité pour inventer de nouveaux formats de rencontres virtuelles puis hybrides, et ainsi permettre à ces échanges indispensables de perdurer.
Bilan de ces dernières années éprouvantes (épisode 1/2)… et perspectives futures (épisode 2/2)
Le 25 février 2020, j’étais* au Centre des Congrès Bordeaux, pour l’ouverture des 3 jours de l’Aerospace Europe Conférence (AEC2020), organisée par la société savante Française de l’Astronautique et de l’Aéronautique – 3AF. Si cet événement avait eu lieu 15 jours avant, nous aurions reçu 650 professionnels du secteur de l’aérospatial et aéronautique, venant du monde entier. Le Jour J, nous avons pu accueillir nos participants, mais il manquait toute la délégation chinoise et japonaise. 15 jours plus tard, et cette conférence aurait dû être annulée car en plein 1er confinement. Donc sur le coup, je me suis dit « on l’a échappé belle », mais je ne savais pas encore combien la suite serait semée d’embuches !!
*NB : J’écris cet article en tant que professionnelle de l’événementiel, qui accompagne les organisateurs d’événements dans la conception et la mise en œuvre de leurs conférences, congrès ou colloques. Mes équipes et moi sommes en coulisses, aux côtés des organisateurs, pour planifier et donner vie à ces événements, en s’assurant qu’il n’y a aucun grain de sable dans les rouages. Donc voici un témoignage de l’intérieur !!!
2 années de parcours du combattant… en 3 grandes étapes
Mars-Aout 2020 : une mise en pause totale… en mode « on attend que ça passe »
Si je devais résumer le 1er semestre 2020 dans l’univers des conférences scientifiques, j’utiliserais le mot « pause ». Imaginant tous que cette pandémie serait l’histoire de quelques mois, les événements ont été dans un 1er temps reportés à des dates ultérieures. Inutile de tout chambouler et changer, il suffisait d’attendre que tout revienne à la normale et le cours habituel des choses pourrait reprendre. Côté « participants », un peu de frustration, mais beaucoup de compréhension et de bienveillance. Côté « organisateurs », c’est le temps des négociations avec les fournisseurs et lieux pour éviter de perdre des acomptes versés et/ou ajuster les contrats aux nouvelles dates. Force majeure ? Pas force majeure ? La trésorerie des parties-prenantes côté organisation et logistique est malmenée, et on connait quelques sueurs froides. Mais je ne sais pas alors que le plus dur est encore à venir. On ne parle pas de tenir un 100m, mais tout un marathon !!
Septembre 2020 – Avril 2021 : l’avènement du virtuel… et de beaucoup de questions
La rentrée scolaire de 2020 m’a fait l’effet une douche froide. Alors que les calendriers d’événements reportés était bien remplis, nouvelle série d’annulation en série. La situation sanitaire ne permettait pas la tenue de grands événements, et encore moins les voyages internationaux des participants. Même si les 1ères annonces d’un vaccin redonnaient espoir, aucun calendrier de reprise plausible n’était annoncé, et les organisateurs ne pouvaient plus se permettre de reporter une fois de plus. Pour leurs participants, pour leurs sponsors… et pour leur raison d’être : « permettre le partage et les rencontres ». La virtualisation est alors apparue comme incontournable, à défaut de mieux. Mais l’équation avait de nombreuses inconnues : Comment choisir le bon outil digital ? Comment convaincre les sponsors de s’associer ? Quelle tarification appliquer ? Comment accompagner les speakers sur les côtés techniques ? Comment ne pas perdre ce qui fait le cœur des rencontres : le networking ?
A défaut d’alternative et curieux de tester ces formats innovants, les participants, exposants et sponsors étaient au rendez-vous…. Avec à nouveau beaucoup de bienveillance !
Cas client
Je prends pour exemple notre projet « baptême du feu » réalisé avec notre client 3AF : « Space Propulsion 2020+1 Virtual Edition ». Initialement prévu au Portugal en juin 2020, reporté à octobre 2020 puis transformé en 100% virtuel en mars 2021. Au final, plus de 400 participants, donc 260 speakers se sont connectés en ligne pour vivre les 3 jours de cet événement 100% virtuel, avec une note de satisfaction générale de 7,8/10. Côté organisateur, un projet en mode agile totalement inédit vécu avec beaucoup de stress, mais aussi beaucoup de plaisir et de fierté d’avoir su offrir une événement « à la hauteur des attentes ».
Plus d’information : https://lacreativeboutique.com/space-propulsion-conference-en-100-virtuel%e2%80%8b/
Mai 2021-Décembre 2021 : le retour au présentiel et l’hybridation… et toujours autant de questions
Après plus d’un an sans événements, les beaux jours de 2021 ont vu le retour du présentiel. Une reprise attendue de tous – universitaires, industriels, institutionnels – qui ont pris un grand plaisir à se revoir et partager des moments formels et informels. Mais une reprise qui reste timide et avec une participation plus « locale », les voyages internationaux étant encore limités. Et l’incertitude plane encore sur les calendriers, à la merci des variants et des règles sanitaires qui évoluent en conséquence sans prévenir. Plutôt que de toujours subir, les organisateurs ont décidé de prendre les devants et de se prémunir contre de nouvelles mauvaises surprises. On négocie avec les lieux événementiels des contrats plus souples, on assure ses arrières avec des options de visio-conférences, on hybride certains contenus pour démultiplier son audience, on réfléchit à renforcer « l’attractivité » des événements… Mais les questions centrales restent les mêmes : Comment convaincre les participants de se déplacer ? Comment séduire les sponsors de leur mise en valeur ? Comment virtualiser sans cannibaliser pour autant le présentiel ? Comment trouver le bon équilibre financier avec le doublement des coûts techniques ? Différents organisateurs ont testé plusieurs options, avec plus ou moins de succès.
Et maintenant ?
Les conférences scientifiques dans « le monde d’après » sont à ré-inventer. Car si le « retour au présentiel » est plébiscité par tout le monde – participants et sponsors – on ne peut pas juste revenir en arrière et oublier tous les avantages que ces derniers mois nous ont permis de découvrir. Ce n’est un secret pour personne si l’on dit que cette crise a fait émerger de belles opportunités, et fait bondir la digitalisation des événements de 10 ans. Que retenir ? A quelles promesses doivent répondre les rencontres scientifiques de demain ?
Nous en avons identifié 5… à découvrir dans l’épisode 2 sur 2 de cet article. (coming soon!)