31 Mar Space Propulsion Conference al 100% virtuale
La Space Propulsion Conference è un evento che riunisce ogni 2 anni più di 600 esperti internazionali nel campo aerospaziale. Organizzata da 3AF – Associazione Aeronautica e Astronautica francese – e ESA – L’Agenzia Aerospaziale Europea, questa conferenza scientifica mette in luce le ultime scoperte scientifiche e tecnologiche sulla propulsione ed il trasporto aerospaziale. Un appuntamento imperdibile per tutti gli attori del settore: enti nazionali, produttori e ricercatori.
Nel 2020 l’edizione è stata programmata a Estoril. Ma a causa di un contesto sanitario molto difficile, é stato impossibile riunire tutta questa bella gente in un unico posto. Ed é così che, nel marzo 2021 é stata lanciata la prima conferenza spaziale al 100% online.
Da oltre 4 edizioni, La Créative Boutique lavora in veste di PCO (Professional Congress Organizer), per organizzare questa conferenza. Abbiamo dovuto quindi usare tutta la nostra creatività e adattabilità per progettare e implementare questa edizione digitale.
E le sfide non erano per niente semplici, infatti bisognava :
– Offrire agli utenti la possibilità di partecipare ad una conferenza e poter accedere a delle presentazioni che avevano degli argomenti tecnici, quali: ingegneria / scienza, aerodinamica, propulsione (spazio e aeronautica) ed altre ancora…
– Dare la parola a centinaia di relatori, organizzando diverse riunione a secondo il programma e avendo una serie di stanze parallele
– Promuovere opportunità di networking e cooperazione, motivo appunto di questa conferenza
– Promuovere sponsor ed espositori
– Sostenere le partnership instaurate con i media q
– Ma anche reinventare il modello economico di questo genere di conferenza, negoziando il posticipo e le cancellazioni con i fornitori che avevamo scelto a Estoril e ideando nuovi pacchetti di prezzi per partecipanti, espositori e sponsor.
Insieme al team 3AF e grazie alla soluzione tecnica scelta, abbiamo cambiato questa conferenza in modalità digitale, pensando di offrire ai partecipanti un’esperienza il più vicino possibile all’evento reale.
Tra il 17 ed il 19 marzo 2021, più di 450 partecipanti si sono collegati, per ascoltare oltre 280 relatori, visitare la nostra area espositiva virtuale e fare rete con gli altri partecipanti. Erano rappresentate più di 38 nazionalità, una diversità ancora più maggiore rispetto alle edizioni reali. Questo é stato anche uno dei vantaggi del virtuale !!
Un altro vantaggio é stato: per soddisfare i vincoli di differenza di orario, tutti gli interventi sono stati registrati e offerti in Replay per 1 settimana. Un vero vantaggio per tutti i partecipanti che sono generalmente frustrati perché non riescono a partecipare a tutte le presentazioni.
Ecco i primi riscontri da parte dei partecipanti che ci hanno rincuorato tanto: “Organizzazione molto bella, la mia esperienza è stata ben oltre le aspettative”, “ottima conferenza e ottima scelta dei relatori che avevano una nazionalità ancora più varia rispetto al solito, Bravi!”.
Ora tocca a noi immaginare l’edizione 2022 che segnerà il ritorno all’evento fisico, ma che incorporerà anche il meglio della tecnologia digitale. Un mix intelligente da immaginare … questà sarà ovviamente una nuova sfida per il team La Créative Boutique.
Il nostro intervento:
– Coordinamento del progetto, monitoraggio del budget
– Benchmark di diverse soluzioni di conferenza online, per la selezione finale
– Re-invenzione del modello economico
– Indagine degli espositori, sponsor e ufficio stampa
– Supporto sulla strategia di comunicazione
– Gestione della community della pagina LinkedIn
– Rapportarsi con gli sponsor e gli espositori per la personalizzazione del loro stand virtuale
– Assistenza dei 3 D-Day
– Produzione e statistiche RETEX.