31 Mar Space Propulsion Conference en 100% virtuel
La Conférence Space Propulsion est un événement réunissant tous les 2 ans plus de 600 experts internationaux dans le domaine de l’aérospatial. Organisé par 3AF – Association Aéronautique et Astronautique de France – et l’ESA – Agence Spatiale Européenne) cette conférence scientifique met en lumière les dernières découvertes scientifiques et technologiques autour de la propulsion et du transport aérospatiale. Un rendez-vous incontournable pour tous les acteurs du secteur : agences nationales, industriels et chercheurs.
En 2020, l’édition était prévue à Estoril. Mais en raison d’un contexte sanitaire très difficile, il était impossible de rassembler tout ce beau monde en un même lieu. Après un 1er report, la 1ère Conférence Space Propulsion 100% online a vu le jour en mars 2021 !
Depuis 4 éditions déjà, La Créative Boutique œuvre comme PCO (Professional Congress Organizer), pour organiser cette conférence. Nous avons dû user de toute notre créativité et capacité d’adaptation pour concevoir et mettre en œuvre cette édition digitale.
Les défis à relever n’étaient pas simples :
- Offrir aux utilisateurs la possibilité d’assister aux conférences et aux présentations sur des sujets techniques tels que l’ingénierie/Science, l’aérodynamique, la propulsion (spatiale et aéronautique) et bien d’autres…
- Donner la parole à des centaines de speakers, avec des créneaux organisés dans un programme avec de nombreuses salles parallèles,
- Favoriser le networking et les opportunités de coopération, raison d’être de cette conférence,
- Valoriser les sponsors et exposants, sans lesquels un tel dispositif ne saurait être financé,
- Pérenniser les partenariats noués avec les supports media et journalistes
- Mais aussi ré-inventer le modèle économique de ce type de conférence, en négociant les reports et annulations avec les prestataires initialement retenus à Estoril et imaginant les nouveaux packages tarifaires pour les participants, les exposants et les sponsors.
Aux côtés de l’équipe de 3AF et grâce à la solution technique retenue (Let’s Get Digital), nous avons transformé cette conférence en mode digital, en gardant à cœur d’offrir aux participants l’expérience la plus proche possible de l’événement réel.
Entre le 17 et le 19 mars 2021, plus de 450 participants se sont connectés, pour écouter plus de 280 speakers, visiter notre exposition virtuelle, et réseauter avec leurs pairs. Plus de 38 nationalités étaient représentées, une diversité encore plus importante que dans les éditions réelles. Il faut bien quelques avantages au virtuel !!
Autre avantage : pour répondre aux contraintes de décalage horaires, toutes les interventions ont été enregistrées et proposées en Replay pendant 1 semaine. 1 vrai plus pour tous les participants qui sont habituellement frustrés de ne pouvoir assister à toutes les présentations, dans 7 salles parallèles.
Les 1ers retours des participants nous mettent du baume au cœur « Très belle organisation, Mon expérience a été bien au-delà de ce que j’aurai imaginé », « belle conférence, avec une provenance de speakers encore plus variée qu’habituellement, Bravo ! ».
A nous maintenant d’imaginer l’édition 2022 qui marquera le retour à l’événement physique, mais en y intégrant le meilleur du digital également. Un savant mélange à imaginer … et un nouveau défi à relever pour les équipes de La Créative Boutique!
Notre intervention :
- Coordination du projet, suivi budgétaire
- Benchmark de différentes solutions de conférence online, pour sélection finale
- Ré-invention du modèle économique
- Prospection auprès des exposants, sponsors et partenaires presse
- Accompagnement sur la stratégie de communication
- Community management de la page LinkedIn
- Relation sponsors et exposants pour personnalisation de leurs stand virtuel
- Assistance les 3 Jour J
- Production RETEX et statistiques.