evenementVotre gros séminaire annuel vient de se terminer, les derniers participants sont partis il y a quelques heures, et le démontage est déjà bien avancé. Vous êtes sur les rotules mais vous vous réjouissez des félicitations qui pleuvent, en mettant de côté pour le moment les quelques critiques acerbes des éternels mécontents. Si le grand rush du Jour J est maintenant derrière vous et que le stress est retombé, ce serait une erreur de penser que votre mission est terminée. Il y a encore quelques actions indispensables à mettre en place avant de mettre un point final à votre événement. La gestion de l’après-événement consiste en quelques points clés, avec chacun leur utilité :

Prolonger l’impact de l’événement

L’événementiel se déroule par définition sur une durée limitée. Pour optimiser votre investissement et faire vivre ses retombées dans la durée, vous pouvez mettre en place des outils qui permettent de faire durer les échanges entamés avec les participants. Le plus classique est de leur faire parvenir les actes de l’événement : la retranscription complète ou résumée des débats. Travaillez sur leur mise en forme afin de faciliter leur consultation : PDF chapitrés et illustrés, voir mini-site internet avec extraits vidéo… Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux pour susciter des débats complémentaires ou partager des présentations. Si certaines questions sont restées en suspens pendant votre séminaire, prenez le temps d’y répondre en questionnant à nouveau certains intervenants qui apporteront des réponses via une newsletter dédiée par exemple. Quelle que soit la forme du contenu (texte, vidéo, audio), les participants seront contents de disposer d’informations complémentaires et de se sentir impliqués sur la durée. Ceci vous permettra surtout de garder en haleine vos participants jusqu’à l’édition suivante : un bel outil de fidélisation.

Debriefer les participants

Ceci concerne principalement les événements internes où vous aurez notamment travaillé sur le concept d’équipe et de collaboration. Lors de séminaires internes, il est souvent de mise d’organiser des animations de cohésion, des ateliers de brainstorming collaboratifs, pour apprendre aux collaborateurs à améliorer leurs méthodes de travail en commun. Parfois en utilisant des méthodes bien décalées. Il est dommage de ne pas prendre le temps de debriefer les équipes après coup, d’écouter leur ressenti et les aider à transposer l’expérience vécue dans le cadre habituel de leur collaboration professionnelle. Un animateur externe présent comme observateur lors de l’animationelle-même sera le mieux placé pour délier les paroles et remettre en perspective. Ce debriefing peut avoir lieu juste après l’animation, mais aussi se répéter quelques semaines plus tard, de manière à offrir un peu plus de recul aux participants. Sans cette étape cruciale, l’appropriation des valeurs et messages risquerait d’être bien moins percutante.

Faire un bilan critique

Sur ce point, il s’agit pour vous de faire ressortir objectivement les points positifs et négatifs de votre événement, de manière à identifier les marges de progression possible. Le meilleur outil pour établir ce bilan et de demander aux participant de remplir un questionnaire de satisfaction détaillé, attribuant des notes à tous les aspects de votre événement : lieu, logistique, timing, restauration, accueil, qualité des intervenants… Ce bilan devra être établi en amont, en fonction de vos objectifs initiaux, et si possible être complété par au moins 40% des participants, si vous voulez que ces conclusions soient pertinentes. L’analyse en elle même prendra un peu de temps, mais sera riche d’information pour préparer vos éditions futures. Et ce même document complété édition après édition vous permettra de voir l’évolution de vos actions. Un bilan en un moment T, c’est bien. Lorsqu’il peut être comparé au même bilan à T+1 et T+2, c’est mieux !

Ces actions post-événements doivent être planifiées dès le départ de votre projet. Vous ne savez-pas comment vous y prendre ? N’hésitez pas à vous faire aider par une agence spécialisée telle que l’agence de communication et organisation d’événements La Créative Boutique. Nous sommes là pour ça !

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